Warum Sie bei der weiteren Prozessautomatisierung immer stärker in Richtung Plattformen planen sollten

In einer aktuellen Studie hat IDC die Umsetzung von Prozessautomatisierung in mehr als 300 Unternehmen im deutschsprachigen Raum analysiert. Das Ergebnis ist eindeutig. Prozessautomatisierung ist in fast jedem Unternehmen ein Thema und wird in den nächsten zwei Jahren flächendenkend im Einsatz sein.

So weit, so gut. Nicht ganz! Viele Entscheider setzen aus unserer Sicht das volle Potenzial der Prozessautomatisierung nicht frei. Das überrascht, denn die Ziele der Automatisierung decken sich mit den Business-Prioritäten der Unternehmen, wie die Senkung der Betriebs- und Produktkosten (32 Prozent), die Verbesserung der Leistung der Mitarbeiter sowie die Gewinnung und Entwicklung von Talenten (31 Prozent), die Verbesserung der Nachhaltigkeit (30 Prozent) sowie die Modernisierung von Prozessen (29 Prozent).

Der Wertbeitrag der Prozessautomatisierung ist immer hoch, vorausgesetzt, Entscheider gehen das Thema ganzheitlich an.

Zeit für eine Zeitenwende

In vielen Unternehmen steht die Informationstechnologie aktuell grundsätzlich auf dem Prüfstand. Das hat unterschiedliche Gründe. Immer mehr Unternehmen nutzen die Cloud, Businessanwendungen sind veraltet und müssen modernisiert und die IT/Infrastruktur abgelöst werden. In vielen Firmen erfordern die aktuellen wirtschaftlichen und geopolitischen Herausforderungen eine Neubewertung der bisherigen Unternehmensstrategie und damit zu einer Überprüfung der Prozesse und der Informationstechnologie. Prozessautomatisierung steht dabei genau an der Schnittstelle zwischen Business und IT. Die Prozessautomatisierung ist also kritisch für den Unternehmenserfolg und verfügt zugleich über ausreichendes Potenzial, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern.

Bots in ihren verschiedenen Ausprägungen automatisieren Prozesse und Teilprozesse seit vielen Jahren mit großer Effizienz und Effektivität. 37 Prozent der Unternehmen setzen beaufsichtigte Bots ein, bei 33 Prozent sind es unbeaufsichtigte Bots, 29 Prozent verwenden hybride Bots. Der Anteil ihrer Nutzung wird innerhalb der nächsten 24 Monate rasant steigen und sich praktisch verdoppeln. Das zeigt die Leistungsfähigkeit dieser Tools und das Potenzial, das in ihnen steckt. Neben den klassischen Einsatzgebieten für Robotic Process Automation (RPA) Rechnungswesen und Vertrieb werden die Unternehmen in Zukunft ihre Prozesse in der Informationstechnologie, im Kundendienst sowie in den operativen Bereichen, also beispielsweise in der Produktion oder in der Logistik, stärker automatisieren als bisher. Das wird aber nur teilweise genügen, um die Anforderungen der Fachentscheider nach mehr Agilität und nach digitalen Geschäftsmodellen ausreichend zu erfüllen.

Hier kann die intelligente Prozessautomatisierung (IPA) klare Mehrwerte liefern. Was ist unter intelligenter  Prozessautomatisierung zu verstehen? Sie ist ein Lösungsansatz und ein Portfolio von Technologien, die zur Umstrukturierung, Integration, Orchestrierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen und den damit verbundenen Prozessen eingesetzt werden. Damit ist es möglich, Prozesse in Prozessketten zusammenzufassen und miteinander agieren zu lassen.

In den kommenden 24 Monaten wollen bereits mehr als 70 Prozent der Unternehmen intelligente Prozessautomatisierung nutzen, und immerhin 75 Prozent betrachten die intelligente Prozessautomatisierung als zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung. Der Einsatz von RPA und IPA ist keine Entweder-oder-Entscheidung. Vielmehr geht es darum, beide Lösungsansätze gezielt einzusetzen, also bewährte Methoden der Prozessautomatisierung weiter vorantreiben und gleichzeitig die aktuellen Weiterentwicklungen in der Prozessautomatisierung zum Vorteil für das Unternehmen nutzen.

IT und Prozesse gehen immer stärker in Richtung Plattformen und Ökosysteme

Die bereits erwähnte Modernisierung der IT geht immer stärker in IT- und Business-Plattformen und Ökosysteme. Die aktuellen technologischen Entwicklungen in der Prozessautomatisierung können diesen Trend nachhaltig unterstützen. Lösungen und Technologien wie Process Mining (35 Prozent), Workflow Automation (34 Prozent), Workflow Orchestration (29 Prozent) und Case Management (29 Prozent) erweitern das Potenzial der Automatisierung erheblich.

Bei der Modernisierung vorhandener Prozesse oder dem Modellieren neuer Prozesse kann Process Mining zusätzliches Potenzial zur Prozessoptimierung und zur Entwicklung neuer Prozesse aufzeigen. Workflow Orchestration und Workflow Automation führen Prozess zu Prozessketten zusammen und ermöglichen somit eine End-to-End-Automatisierung. Alle Lösungen setzen dabei immer stärker auf künstliche Intelligenz und Machine Learning.

Die Anforderungen zum Verbessern und Beschleunigen der Prozesse und zum Beherrschen der Tools sind hoch, aber der Nutzen ist beträchtlich. Umfassend automatisierte Prozesse und IT Umgebungen machen Unternehmen agiler im Wettbewerb und widerstandfähiger gegenüber potenziellen Störungen. Der vielleicht wichtigste Grund für das Streben nach umfassender Automatisierung ist die Fähigkeit, neue und aufkommende geschäftliche Chancen schnell ergreifen zu können, weil diese schnell erkannt und kurzfristig bedient werden können. Dafür braucht es eine agile Unternehmenskultur und eine digitale Infrastruktur. Automatisierungs-Ökosysteme werden zum originären Element digitaler Ökosysteme.

Potenzial der Mitarbeiter freisetzen Die stärkere Verankerung von RPA und IPA wird nur dann erfolgreich sein, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen Automatisierung „leben“ und eine Automatisierungskultur etabliert werden kann, d. h. das Streben nach kontinuierlicher Optimierung und Automatisierung tief im Unternehmen verankert wird. Es erfordert einigen Aufwand, alle Mitarbeiter bei Automatisierungsprojekten von Anfang an „mitzunehmen“, Fragen zu klären und Entwicklungspfade aufzuzeigen. Sehr wichtig ist, dass sich Anwender frühzeitig mit Ideen und Vorschlägen einbringen können. Gut ein Viertel der Befragten sieht sich hier nicht ausreichend berücksichtigt. Es kann mitunter fatal sein, gute Vorschläge nicht zu berücksichtigen.

Die Prozessautomatisierung bietet jedem Mitarbeiter Chancen für eine persönliche Weiterentwicklung. Die Modernisierung von Prozessen sollte demzufolge auch immer mit Angeboten für Ausbildung und Weiterbildung verknüpft sein. Schulungen sind erforderlich, um neue Lösungen beherrschen zu können, und sie drücken auch immer eine Form der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern aus. Das ist gerade vor dem Hintergrund des

wachsenden Fachkräftemangels ein wichtiger Aspekt. Die technologischen Weiterentwicklungen eröffnen auch neue Betätigungsfelder für interessierte Mitarbeiter, wie beispielsweise die Low-Code-Entwicklung. Immerhin 59 Prozent der Unternehmen sehen in Low-Code- und No-Code-Entwicklung eine Chance, Implementierungen zu vereinfachen und zu beschleunigen und damit Prozessautomatisierung optimal zu unterstützen.

Ausblick: Prozessautomatisierung wird komplexer und effizienter

Die stärkere Nutzung von Prozessautomatisierung erfordert ein verändertes Herangehen an das Thema Automatisierung. Viele Unternehmen treiben Automatisierungsprojekte nach wie vor individuell in einzelnen Fachbereichen voran. Das ist ein nachvollziehbarer Ansatz, der aber Potenzial verschenkt. Wenn Automatisierungsprojekte in unterschiedlichen Fachbereichen laufen, dann sollten Entscheider einen übergreifenden Entscheidungs- und Steuerungsansatz prüfen.

Bereits mehr als die Hälfte der Unternehmen verfolgt einen zentralisierten Ansatz. Neben der Transparenz über alle Automatisierungsinitiativen ist das Definieren und Nutzen allgemeiner Kennzahlen ein weiterer Mehrwert für die gesamte Organisation. Dieser Mehrwert kommt vor allem dann zum Tragen, wenn die sich Unternehmen immer umfassender der intelligenten Prozessautomatisierung widmen. Der Nutzen von Prozessautomatisierung wird also insgesamt deutlich steigen und dazu beitragen, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und des gesamten Unternehmens voranzutreiben.

Dieser Blogpost beinhaltet Ergebnisse des IDC Executive Brief „Prozessautomatisierung effizient und wirtschaftlich umsetzen“, Juni 2022. IDC hat dazu im März 2022 in Deutschland, Österreich und der Schweiz branchenübergreifend 303 Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt, um Einblicke in die aktuelle Entwicklung und Herausforderungen bei der Umsetzung von Robotic Process Automation und Intelligenter Prozessautomatisierung zu erlangen.

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