Software-Roboter in der humanitären Hilfe: Das Rumänische Rote Kreuz automatisiert Spenden-Reportings mit UiPath

Das Rumänische Rote Kreuz nutzt die Software-Bots von UiPath, um das Reporting über die Hilfe für ukrainische Geflüchtete zu automatisieren. Die Technologie hilft der Organisation dabei den Überblick zu behalten und Hilfen fokussiert einzusetzen. 

München, 22. Februar 2023 – UiPath (NYSE: PATH), ein führendes Unternehmen für Automatisierungssoftware, unterstützt das Rumänische Rote Kreuz (Romanian Red Cross, RRC) bei der Digitalisierung und Automatisierung seiner Berichterstattung über Spenden an ukrainische Flüchtlinge in Rumänien. Das RRC, ein Mitglied der Internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung (International Red Cross and Red Crescent Movement, RCC), ist eine von Freiwilligen geleitete humanitäre Organisation, die in Rumänien Nothilfe, Katastrophenhilfe und Bildungsarbeit leistet.

Der Krieg in der Ukraine hat die größte Flüchtlingskrise in Europa seit dem Zweiten Weltkrieg ausgelöst. Die damit gestiegenen Anforderungen an die Berichterstattung haben die Mitarbeiter:innen und die digitale Infrastruktur des RCC, die nur für einen jährlichen, zentralisierten Berichtszyklus ausgelegt ist, überfordert. Infolgedessen hatte die Zentrale des RRC in Bukarest Probleme, schnell zuverlässige Daten über Spenden von den 47 regionalen Zentren zu erhalten. Dies erschwerte zudem die regelmäßige externe Übermittlung einer Aufstellung über die gesammelten Spenden an die rumänische Abteilung für Notsituationen (DSU). Die DSU ist verantwortlich für die Koordination von Notfallmaßnahmen und gehört zum rumänischen Innenministerium.

„Als sich die humanitäre Krise verschärfte, beteiligte sich das Rumänische Rote Kreuz in erster Linie an der Unterstützung der ukrainischen Flüchtlinge in Rumänien. Wir mussten den rumänischen Behörden einen Einblick in die Spenden und die Hilfe für die ukrainischen Flüchtlingen geben. Zu Beginn mussten wir viele Berichte manuell erstellen, was die Genauigkeit und Verfügbarkeit der Daten beeinträchtigte. Mit der UiPath Business Automation Platform konnten wir uns auf das Wesentliche konzentrieren: die lebenswichtige Unterstützung von Millionen von Flüchtlingen.“

Ioan-Silviu Lefter, Direktor des RCC

Durch die Automatisierung der Berichterstattung wurde das RCC agiler und effizienter. Mit der Business Automation Platform hat die Leitung des RCC einen Echtzeit-Zugang zu wichtigen Daten – einschließlich der Verwendung der gespendeten Mittel für ihre Maßnahmen. 

Automatisierung sorgt für schnellere Direkthilfe

Um von der manuellen Berichterstattung zu einem automatisierten Prozess überzugehen, wurde das RCC von einem Team von UiPath Citizen Developer unterstützt. Citizen Developer sind geschulte, nicht-technische Angestellte, die in der Lage sind, Software-Roboter zu programmieren. 

Der erste Software-Bot des RCC hatte die Aufgabe, in regelmäßigen Abständen Berichtsvorlagen für jedes der 47 regionalen RCC-Zentren zu erstellen. Dabei stellte der Bot sicher, dass die globalen Berichtsanforderungen des RCC eingehalten wurden. Ein zweiter Software-Bot wurde geschult, um Berichte von jedem regionalen Zentrum zu sammeln und die Daten in einem Masterbericht zu zentralisieren. Die Software-Bots haben den Umfang der manuellen Eingaben erheblich reduziert. Die Mitarbeiter:innen des RRCs sind nun in der Lage verlässliche Daten in kürzester Zeit zu beschaffen, die internen und externen Berichtsanforderungen der Organisation zu erfüllen, Entscheidungsprozesse zu unterstützen und die Möglichkeiten der Mittelbeschaffung zu verbessern. Dank der Automatisierung kann das RCC personelle Ressourcen nun wieder stärker für die humanitäre Hilfe einsetzen. 

Das RRC konnte die folgenden Ergebnisse erzielen:  

• Erhöhte Datengenauigkeit und -zuverlässigkeit: Menschliche Fehler werden vermieden und die Mitarbeiter:innen der regionalen Zentren des RRC erhalten eine rationalisierte und standardisierte Vorlage für die Berichterstattung 

• Erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands für die Berichterstattung: Der Zeitaufwand für die externe Berichterstattung an die DSU sank von 8 bis 12 Stunden auf 30 Minuten pro Bericht.

• Schneller Zugriff auf konsolidierte Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung: Die Verfügbarkeit konsolidierter Daten unterstützte den Entscheidungsfindungsprozess innerhalb des RRC und förderte die Zusammenarbeit mit der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften und dem Internationalen Komitee des Roten Kreuz.

• Verbesserte Transparenz: Der Zugang zu zuverlässigen, aktuellen und zentralisierten Daten hat die Fundraising-Bemühungen des RRC zum Wohle der ukrainischen Flüchtlinge verstärkt.

• Bessere Messung und Übersicht über die Zeit der Freiwilligen: Das RRC nutzt die  automatisierte Berichterstattung als Vorlage zur Zeiterfassung für seine Freiwilligen.

„Dank unserer Partnerschaft mit UiPath waren wir in der Lage, standardisierte Berichte für unsere regionalen Zentren zu erstellen und den wichtigsten Interessengruppen aktuellere Informationen zu liefern. Unsere Mitarbeiter:innen konnten mehr Zeit für die lebenswichtige Arbeit in der Flüchtlingshilfe aufwenden.“

Ioan-Silviu Lefter

„Der unberechtigte Angriffskrieg gegen die Ukraine hat das Leben von Millionen Menschen beeinflusst und uns alle in eine beispiellose humanitäre Krise gestürzt. Wir glauben fest an das Potenzial der Automatisierung, um Organisationen zu unterstützen, die mit Krisen konfrontiert sind, ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und sie in die Lage zu versetzen, ihre Mission zu erfüllen. "

Daniel Dines, Mitbegründer und Co-CEO von UiPath