업무 자동화로 영업 사원의 영업 생산성 높이기

여러분 회사의 영업 사원 비율은 어느 정도인가요? 잘 살펴보면, 영업은 범위가 상당히 넓은 업무에 속합니다. 누구나 아는 것처럼 영업 사원의 첫 번째 임무는 시장 분석, 고객 발굴, 영업 기회 관리와 계약 처리 등 영업의 기본이면서 핵심인 영업 활동입니다. 그 다음으로 고객 데이터/정보 관리, 영업 내역 정리, 인보이스 발행, 수금 관리 등 세일즈 오퍼레이션도 영업 사원의 몫입니다. 세일즈 오퍼레이션은 회사 규모에 따라 별도로 담당자를 두기도 하지만 영업 사원의 책임인 경우가 많습니다. 마지막은 다양한 보고서 작성입니다. 월별, 분기별, 반기 매출 및 예상 매출 보고를 시작으로 세일즈 파이프라인, 주요 영업 기회 상황 보고와 비용 지출서 등의 많은 문서 작업이 기다리고 있습니다.

“업무 자동화로 절감할 수 있는 운영 비용은 최대 90%에 이릅니다!”

Forrester Research 

영업 사원의 업무 영역​

영업 사원의 업무를 분석해보면 영업 활동에 쓰는 시간이 생각보다 적습니다. 영업 외에도 할 일이 많다 보니 본업에 쓸 수 있는 시간이 부족한 것이죠. 또한, 세일즈 오퍼레이션과 보고서 작성이 대부분 수작업으로 진행되어 시간 소요도 많습니다. 따라서, 업무를 자동화함으로써 영업 사원이 영업 활동에 투입하는 시간을 늘리고 이를 통해 영업 사원과 조직의 매출을 높일 수 있다는 가정이 가능합니다. 영업 중심의 조직 즉, 영업 사원 비중이 높은 기업일수록 업무 자동화의 가치는 더욱 커지게 됩니다. 오늘은 영업 생산성 강화를 도모할 수 있는 업무 자동화를 알아보겠습니다. 

1. 자동화 가능한 영업 활동은?가장 기본이면서 핵심 업무인 영업 활동에도 자동화 가능한 항목들이 꽤 있습니다. 고객 소통에 많이 이용되는 이메일 작성과 이런 저런 데이터 입력 작업만 자동화해도 절감할 수 있는 시간이 꽤 많습니다. 이렇게 확보된 시간은 영업 기회 분석과 고객 미팅 같이 더 중요한 활동에 투입하게 됩니다. 

▶ 이메일 작성고객 소통에 쓸 수 있는 방법이 다양하지만 많은 영업 사원은 이메일을 애용합니다. 메시지 전달의 정확성, 업무 이력 관리 및 증빙 자료로의 활용 가능성이 좋기 때문이죠. 그래서인지, 이메일 서비스 전문 기업인 EmailAnalytics 분석에 의하면 영업 사원 업무 시간의 약 21%가 이메일 작성에 사용된다고 합니다. 꽤 많은 시간이죠. 행사 초대처럼 같은 내용을 일부 항목만 바꿔 여러 고객에게 보내는 경우라면 시간은 더욱 늘어납니다. 따라서, 자동화 가능한 이메일 업무를 정의하고 표준 이메일 템플릿을 통해 자동화하면 영업 사원에게 큰 도움이 됩니다. 업무 특성을 고려해 자동화 가능한 항목과 그렇지 못한 것을 정리해 보면 다음과 같습니다.  

이메일 업무의 자동화를 위해서는 마케팅 자동화 솔루션 (혹 이메일 솔루션) 이용이 효과적입니다. 여기에 이메일의 일부 항목만 변경이 필요하거나 영업 사원의 검증이 필요한 업무를 위해 Attended 방식의 RPA 솔루션을 더하면 효율이 배가됩니다. 마케팅 자동화 솔루션 (이메일 솔루션)은 다양한 이메일 템플릿, 메일 트래킹 및 분석 기능을 제공하기 때문에 고객 반응 분석에도 적합합니다. 또한, 개인화 기능을 이용해 동일한 내용의 이메일을 고객 맞춤형으로 보낼 수 있는 장점도 있습니다. 

▶ 수작업 데이터 입력기업들은 영업 승률을 높이고 수준 높은 고객 관리를 위해 CRM, 영업관리시스템을 운영합니다. 상황이 여의치 않으면 엑셀을 이용한 영업 관리라도 하죠. 하지만 “구슬이 서말이라도 꿰어야 보배”라는 말처럼 데이터가 없으면 이 체계는 무의미합니다. 그런데 데이터 입력은 어쩔 수 없이 영업 사원의 몫입니다. 변경된 고객 정보 입력, 영업 활동 내역, 고객과의 전화/이메일 내용 요약 입력 등은 시간이 많이 드는 일입니다. 마케팅 자동화 솔루션 기업인 Hubspot의 2018년 보고서에 의하면 영업 사원의 약 20%가 하루 평균 2시간 정도를 데이터 입력 작업에 쓴다고 합니다. 

시간을 절약하는 방법은 누구나 쉽게 사용할 수 있는 사용자 중심의 CRM 활용입니다. 또한 CRM과 RPA 솔루션 연계를 통한 데이터 입력, 템플릿 표준화, 데이터 비교/정제 등의 자동화로 영업 사원을 지원할 수 있습니다. 전화 녹음/로깅 서비스를 이용해 시간이 많이 드는 통화 내용 정리 작업의 자동화도 고려해 볼만합니다. 전화 녹음 서비스는 업무 분쟁 발생 시 증빙 자료로도 이용할 수도 있어 도입이 늘고 있습니다.  

영업 사원의 시간을 뺏는 입력 작업은 도표처럼 다양합니다. 시간이 많이 들지만, 꼭 필요한 일이기에 안할 수도 없습니다. 그렇다면, 사용자 중심의 CRM 솔루션 활용, 전화 녹음 서비스 그리고 RPA 솔루션의 연계 활용으로 데이터 입력 업무를 자동화하고 최적화하여 영업 생산성을 높이는 접근이 필요합니다. 

2. 자동화 가능한 세일즈 오퍼레이션은?

영업 사원은 영업 활동 외에도 견적서 작성, 인보이스 발행, 주문처리, 세금계산서 발행, 수금 등 다양한 세일즈 오퍼레이션 업무를 수행해야 합니다. 세일즈 오퍼레이션 업무의 대부분은 ERP, CRM 및 회계 애플리케이션을 기반으로 진행되기 때문에 업무 자동화에 적합하고 효과를 얻기에도 좋습니다.  

예를 들어, 정밀 제조 및 가공 기업은 고객 주문에 따라 제품 구성이나 패키징이 달라지기 때문에 여러 단계의 유효성 검사를 거치게 됩니다. 따라서, 프로세스가 길고 비용 구조도 높은 특성을 갖습니다. 하지만, 수작업 업무 프로세스로 인해 큰 문제가 발생할 가능성을 늘 갖고 있습니다. 예를 들어, 주문서 부품 번호의 입력 실수 하나가 제품 패키지 하자 발생, 반품 및 보상금 지불 등으로 커지면서 업무 효율성 저하에 멈추지 않고 비용 손실을 야기하는 경우도 적지 않습니다. 

RPA 솔루션을 활용하면 고객 주문서를 받아서 세부 데이터를 읽고 분류하는 작업부터 ERP 데이터 입력과 신규 주문 생성 작업까지의 과정 전체 혹은 대부분을 자동화할 수 있습니다. 물론, 고객에게 정확한 납기 일정을 알려주기 위한 재고 파악과 유효성 검사 작업도 가능합니다. ERP, 회계시스템 등과 RPA솔루션을 연계 활용한 업무 자동화는 세일즈 오퍼레이션 프로세스에 숨어있는 위험성을 제거하면서 여러분 회사의 영업 생산성을 높이는 좋은 방법입니다.​

3. 자동화 가능한 보고서 업무는?

영업 보고서는 반복적이고 가끔은 무의미하게도 보이지만 뺄 수는 없습니다. 영업 사원은 물론이고 조직 관점에서도 매출 목표 달성을 위해서는 세일즈 현황과 문제점을 꾸준히 파악하고 세일즈 성과를 계속 관리해야 합니다. 그래서 영업 조직은 월, 분기, 반기 영업/ 매출 계획과 성과 분석 그리고 매출 예측 보고를 중요한 의식처럼 반드시 진행합니다. 심지어 일, 주 단위로 만드는 기업도 있죠. 이외에도 비용 지출서, 출장 보고서 등 영업 사원이 만들어야 하는 보고서는 많습니다. 

보고서 작성에 필요한 데이터 수집도 쉽지 않습니다. 이 데이터는 ERP에서, 저 데이터는 CRM이나 엑셀에서 그리고 어떤 데이터는 다른 부서의 도움을 받아야만 하는 경우도 많습니다. 물론, 몇 번 반복되면 나름의 흐름이 만들어지고 경험이 쌓이면서 쉬워지지만 그래도 복잡하고 시간이 드는 것은 사실입니다. 데이터 수집 이후에도 시장 상황/고객 분석, 문제점 분석과 대응 방안 정리 그리고 데이터 분석 작업이 남아있습니다. 영업 사원에게 보고서 작성은 어렵고 시간도 많이 드는 작업입니다. 

표준화된 문서관리 시스템과 표준 템플릿을 활용하면 영업 사원의 보고서 작성 부담을 상당 부분 줄일 수 있습니다. 사용 빈도와 중요도 기준으로 보고서 작성 업무를 분석해 표준 템플릿화하고 문서관리 시스템과 연계함으로써 보고서 중복 작성 가능성과 작성 시간을 줄이는 것이죠. 그리고 이 프로세스에 RPA 솔루션을 이용한 데이터 수집과 처리 작업까지 자동화한다면 영업 사원의 시간을 보호할 수 있습니다.