Canon usa a IA no processamento de documentos para economizar 6.000 horas

A Canon USA trabalha com uma ampla rede de fornecedores. Seu departamento financeiro estava com dificuldades para receber e processar até 5.000 faturas de fornecedores por mês — a maioria preenchida com uma matriz complexa de informações, como intervalos de datas, números de série de máquinas, leituras de medidores, taxas de consumo de energia e outras cobranças. Além disso, muitas das faturas eram criadas em documentos de papel, e grande parte do processamento envolvia faturas de valores relativamente pequenos — às vezes, menos de US$ 150.

“Tínhamos quatro funcionários em período integral dedicados ao processamento de toda essa documentação, e, às vezes, ocorriam erros humanos”, afirma Thomas Earvolino, Diretor de Sistemas Financeiros da Canon USA. “Usávamos um fluxo de trabalho de RPA básico, mas ele dependia de modelos RegEx que eram rígidos, difíceis de manter e tinham pouca ou nenhuma funcionalidade de aprendizado ou flexibilidade quando chegava a hora de adicionar novos fornecedores. Havia diversas exceções para as faturas processadas, o que exigia muita intervenção de nossos funcionários. Era basicamente um trabalho corriqueiro, mas essencial. Além disso, a precisão da automação era de 35% a 40% no máximo.”

Aceleração do processamento de faturas com a IA 

Após algumas reuniões com a UiPath, a Canon USA decidiu tentar um caminho diferente: usar o UiPath Document Understanding com sua funcionalidade avançada de inteligência artificial (IA) e o UiPath Action Center, que permite que as equipes gerenciem exceções com facilidade.

“Recebemos a recomendação de trabalhar com a Greenlight Consulting”, afirma Earvolino. A Greenlight é uma parceira de nível Diamante da UiPath e foi nomeada a grande parceira da UiPath do ano de 2022. “A Greenlight entendeu bem nossos desafios e o que estávamos tentando alcançar, e, em quatro meses, tínhamos um modelo de trabalho pronto para produção.”

As equipes da Greenlight e da Canon USA colaboraram para substituir a extração baseada em RegEx por modelos de machine learning (ML) personalizados para o processamento de faturas. Para ajudar a gerenciar as exceções sem atrasos, o Action Center foi usado. O robô foi programado para gerenciar todas as telas SAP do Oracle 11i, incluindo pop-ups que, no sistema mais antigo, impedem que o processamento seja feito de modo completo e íntegro. As faturas processadas foram enviadas para um sistema Oracle 11i.

Automação garante mais precisão e eficiência e muito menos necessidade de interação humana 

Segundo Earvolino, o UiPath Document Understanding trouxe melhorias muito significativas às operações de processamento de faturas de seu departamento.

Em menos de nove meses após a implantação da solução da UiPath, processamos cerca de 40.000 faturas, ou cerca de 4.500 faturas por mês. Inicialmente, nosso objetivo era processar 75% sem intervenção humana, mas alcançamos cerca de 90% de processamento direto durante esse período.”

Thomas Earvolino, Diretor de Sistemas Financeiros, Canon USA 

O processamento muito mais eficiente e preciso fornecido pelos recursos de IA do Document Understanding permitiram que a Canon redirecionasse a equipe para realizar atividades de valor.

Earvolino afirma que, ocasionalmente, durante períodos de maior movimento, pode ser necessário que o departamento determine que a equipe gerencie cargas de trabalho muito elevadas. Mas, em geral, há muito menos intervenção humana necessária do que com o sistema legado. Os funcionários que usam o Action Center normalmente precisam de apenas um minuto ou menos para corrigir problemas em faturas.

“Estimamos uma economia de 6.000 horas por ano no tempo dos funcionários pela eliminação de intervenções manuais. Também tínhamos um acúmulo de faturas relativo a um período de três a quatro meses antes de implementarmos a solução,” ele afirma. “Esse acúmulo foi eliminado. Foi um grande alívio para nós”, Earvolino acrescenta. “Conseguimos realizar mais do que pensávamos em tão pouco tempo e estamos felizes em ter uma parceira de implementação dedicada como a Greenlight. Não seria possível sem ela.”

Outra funcionalidade importante do UiPath Document Understanding é que a IA pode continuar aprendendo conforme processa mais e mais dados. No entanto, quando há alterações significativas que afetam a modelagem de ML — por exemplo, a maioria dos fornecedores agora está adicionando sobretaxas de combustível após o aumento dos preços da gasolina e do diesel —, a Canon USA pode trabalhar com sua parceira de implementação para que os modelos de ML acomodem as novas informações. 

O UiPath Document Understanding é bastante escalável e pode ser de grande ajuda para aumentar a eficiência, melhorar a precisão do gerenciamento de faturas e permitir que os funcionários realizem mais tarefas de valor.”

Thomas Earvolino, Diretor de Sistemas Financeiros, Canon USA 

A Canon está atualmente procurando outras áreas nas quais considere que a IA e o Document Understanding sejam úteis.

Estamos impressionados com a eficiência e a precisão que a IA trouxe para nossas operações. Está claro que o poder da IA nos permitiu simplificar nossos processos, liberando tempo e recursos para outras tarefas essenciais. Com relação ao futuro, planejamos expandir o uso da IA para otimizar nossos fluxos de trabalho e aprimorar nosso desempenho comercial geral ainda mais.

Thomas Earvolino, Diretor de Sistemas Financeiros, Canon USA