Evros Technology Group réduit de 80 % le délai de traitement de ses factures d'achat à l'aide des produits d'IA UiPath

Cette entreprise irlandaise spécialisée dans les services IT a choisi UiPath pour améliorer l'efficacité de ses opérations financières avec UiPath Document Understanding et AI Center.

Depuis 30 ans, Evros Technology Group propose à ses clients des services de conception, d'approvisionnement, de mise en œuvre et d'assistance en matière d'infrastructure IT. L'entreprise offre notamment des services IT gérés, des solutions Cloud, des services d'externalisation de l'IT, des solutions de réseau et de sécurité, des services de recrutement en technologie, ainsi que des solutions de continuité d'activité et d'achat.

Implantée en Irlande, l'entreprise travaille en étroite collaboration avec des géants de l'IT tels que Microsoft, Dell, VMWare, Citrix et Hewlett Packard Enterprise. Depuis sa création, elle a doublé de taille presque tous les trois ans depuis sa création.

« Nous devons en grande partie cette réussite à notre philosophie d'innovation qui consiste, d'une part, à donner à nos clients les moyens d'optimiser l'efficacité de leurs modes de travail et, d'autre part, à leur procurer l'avantage concurrentiel indispensable pour se démarquer dans leur secteur d'activité », explique Trevor Dagg, responsable du développement d'applications.

« Nous tenons à être constamment en mesure de combler les besoins de nos clients. Cela suppose de disposer des compétences, de l'expérience et de l'expertise nécessaires pour proposer les technologies les plus avancées lorsque la solution l'exige. »

D'une RPA traditionnelle à une automatisation améliorée par l'IA

C'est en 2018 qu'Evros a commencé à s'intéresser aux solutions d'automatisation d'entreprise. « Ces dernières années, nous avons identifié des partenaires logiciels qui disposaient du niveau d'expertise nécessaire pour faire évoluer notre offre. Leader mondial de l'automatisation robotisée des processus, UiPath s'est tout naturellement imposé comme un partenaire de premier choix dans ce domaine. »

Après avoir implémenté certains produits UiPath dans plusieurs projets IT (extension de l'infrastructure, rationalisation de la gestion des correctifs, activation/désactivation des comptes de service client, etc.), l'expérience positive de l'équipe a encouragé l'entreprise à tester UiPath pour d'autres cas d'utilisation.

Plus précisément, Evros a été convaincu par la capacité des solutions RPA et des technologies associées d'UiPath (notamment UiPath Document Understanding et AI Center, qui utilisent la RPA et l'IA pour le traitement des documents et des données non structurées) à résoudre certains problèmes rencontrés à l'échelle de l'organisation, sans se limiter à des projets IT spécifiques.

« Nous investissons massivement dans l'utilisation de l'IA pour différentes solutions », ajoute Trevor Dagg. « Nous sommes partenaire Microsoft Gold et nous connaissons très bien la gamme de produits Dynamics. C'est pourquoi nous étions curieux de voir comment nous pouvions utiliser UiPath Document Understanding et UiPath AI Center pour une solution évolutive et intégrée à NAV et Outlook afin d'automatiser le processus de facturation. »

Trevor Dagg • Responsable du développement d'applications, Evros Technology Group

« Nous voulions commencer à implémenter ces outils dans notre propre entreprise afin d'en bénéficier, mais c'était aussi l'occasion de travailler de manière innovante. C'est pourquoi nous avons cherché à identifier les meilleurs moyens de tous les intégrer », explique Trevor Dagg.

« Nous avons passé en revue un certain nombre d'initiatives et d'idées à l'échelle de l'entreprise, notamment la gestion des correctifs, la gestion des tickets de serveurs, l'activation et la désactivation des comptes, ainsi que certains aspects de la sécurité. »

« Cependant, il était clair que nous aurions l'impact le plus important et le plus immédiat en mettant en œuvre la RPA pour notre département financier, en raison du nombre de tâches répétitives et manuelles à faible taux d'exception qu'il est amené à traiter.» Après une première analyse, les membres de l'équipe ont observé que leurs collaborateurs du département financier passaient environ 20 heures par semaine à traiter jusqu'à 1 800 factures chaque mois.

Leur productivité était ralentie par des tâches de traitement manuel de documents, qui les obligeaient notamment à parcourir des e-mails dans Microsoft Outlook pour rechercher et extraire des factures en pièce jointe, à imprimer les factures, à saisir les informations dans Microsoft Dynamics NAV et à archiver ces informations au terme du processus. Selon Trevor Dagg, les difficultés rencontrées par l'équipe financière ont permis à Evros de tester le potentiel de certains produits tels que UiPath Document Understanding et AI Center.

Ce qui est vraiment bien avec UiPath Document Understanding, c'est que les membres de l'équipe financière peuvent rapidement visualiser et vérifier les factures sur un écran clair, mettre à jour le contenu pour y apporter les modifications nécessaires, puis appliquer ces modifications pour transférer la facture jusqu'au système NAV.

Trevor Dagg • Responsable du développement d'applications, Evros Technology Group

Une planification minutieuse préalable au déploiement

L'équipe de développement d'applications d'Evros a mis au point un rigoureux processus de planification afin de bien recueillir tous les besoins de l'équipe financière.  

Elle a entrepris d'examiner le volume de factures afin d'identifier les principaux fournisseurs et d'évaluer les meilleurs modèles d'automatisation possibles pour capturer au mieux les données de facturation les plus courantes. Les préférences de chaque membre de l'équipe financière ont été prises en compte. L'équipe IT a également évalué le processus de facturation afin d'en extraire d'autres types de documents, tels que les notes de crédit.

« Il est important pour n'importe quelle organisation de prendre le temps de s'entretenir avec l'équipe métier qu'elle tente d'aider afin de comprendre et définir ses processus », souligne Trevor Dagg. « Nous avons organisé une série d'ateliers avec les membres de l'équipe financière et avons utilisé UiPath Task Capture pour vérifier les dires de l'équipe. »

Après avoir établi les principaux paramètres, Trevor Dagg explique l'approche adoptée : 

• « Nous avons d'abord fait correspondre les processus métier à une approche automatisée. 

• À l'aide des modèles de factures utilisés par nos principaux fournisseurs, nous avons créé et entraîné les modèles de données. 

• Ensuite, nous avons configuré UiPath Document Understanding parallèlement à la fonctionnalité UiPath AI Center.

• L'étape suivante a consisté à concevoir et mettre en œuvre les intégrations avec Microsoft Outlook et Dynamics NAV (le système financier d'Evros).

• Nous avons ensuite continué à améliorer le processus par l'apprentissage automatique (ML). 

• La solution était configurée pour classer chaque facture scannée qui, pour pouvoir être approuvée, devait obtenir un score de confiance d'au moins 80 %.

• Les documents qui n'atteignaient pas ce taux de 80 % étaient renvoyés à l'équipe financière, qui était chargée de les mettre à jour et de les corriger à l'aide de la solution. Ce processus permet au modèle de données « d'apprendre », d'améliorer les futurs scores de confiance et d'augmenter le taux de réussite de l'automatisation. 

• Par ailleurs, nous avons mis en place des alertes et des rapports individuels pour chaque automatisation, en complément d'un rapport central destiné à mettre en évidence les performances globales de la solution à l'aide d'un tableau de bord Power BI. » Pour implémenter la solution, Evros a utilisé UiPath AI Center, qui facilite le déploiement, la consommation, la gestion et l'amélioration des modèles d'apprentissage automatique. L'entreprise a également utilisé UiPath Document Understanding pour extraire, interpréter et traiter les données collectées à partir des factures, ainsi qu'UiPath Task Capture pour concevoir les workflows de traitement des factures à partir des actions effectuées sur les écrans des utilisateurs de l'équipe financière. Pour finir, Evros a opté pour un déploiement sur UiPath Automation Cloud, préférant une offre SaaS d'entreprise pour les solutions RPA.

Au déploiement initial de la solution, nous avons évalué à 60 % le niveau de confiance dans la capacité des bots à gérer l'information. Au bout de 6 à 8 semaines, ce taux avoisinait les 80 %, et nous nous attendons à ce qu'il s'améliore encore grâce au retraitement continu des données validées par les utilisateurs.

Trevor Dagg • Responsable du développement d'applications, Evros Technology Group

Le recours à des bots Attended et Unattended

L'équipe d'Evros a décidé d'utiliser à la fois des bots Attended et Unattended dans le cadre de sa solution de traitement des factures.  

Les bots Unattended font le plus gros du travail : ils sont chargés de récupérer les pièces jointes dans les e-mails, de lire les informations de facturation et de saisir les données dans les champs correspondants du système NAV. « Au déploiement initial de la solution, nous avons évalué à 60 % le niveau de confiance dans la capacité des bots à gérer l'information », reconnaît Trevor Dagg. Au bout de 6 à 8 semaines, ce taux avoisinait les 80 %, et nous nous attendons à ce qu'il s'améliore encore grâce au retraitement continu des données validées par les utilisateurs.» 

L'entreprise utilise également des bots Attended. Les membres de l'équipe financière d'Evros peuvent les lancer chaque matin pour passer en revue les factures problématiques et prendre les mesures qui conviennent. « Ce qui est vraiment bien avec UiPath Document Understanding, c'est que les membres de l'équipe financière peuvent rapidement visualiser et vérifier les factures sur un écran clair, mettre à jour le contenu en y apporter les modifications nécessaires, puis appliquer ces modifications pour que la facture soit transférée dans NAV. », se réjouit Trevor Dagg.

Une amélioration continue des processus et jusqu'à 80 % de gain de temps

L'avantage de l'utilisation des produits UiPath dans cette solution, c'est que les améliorations apportées au processus de facturation permettent à l'équipe financière d'obtenir de nouvelles informations et de réaliser d'autres découvertes, ce qui contribue encore à augmenter la rapidité et l'efficacité des workflows.

Trevor Dagg souligne les efforts déployés par le département IT au début du projet. Mais étant donné que la solution fonctionne de manière dynamique, l'équipe financière devient de plus en plus autonome au fil de l'amélioration continue et de l'optimisation du processus de facturation à l'aide d'UiPath Document Understanding et d'AI Center.

La solution UiPath a également produit des avantages mesurables. 

L'équipe financière indique avoir réduit le temps consacré au traitement des factures d'environ 80 % grâce à la gestion des documents optimisée par l'IA. Maintenant, elle passe environ 4 heures par semaine à traiter des factures, contre 20 heures par semaine avant la mise en œuvre de la solution UiPath.

Trevor Dagg • Responsable du développement d'applications, Evros Technology Group

Selon lui, UiPath a permis à Evros de créer une solution que l'équipe financière pourra facilement faire évoluer en continu, sans solliciter autant l'aide du département IT, comme auparavant. 

« Désormais, nous contentons d'avoir des contacts périodiques pour faire le point », précise-t-il. « L'équipe financière est plus que ravie de cette initiative. »

Témoignage de Trevor Dagg recueilli à l'occasion du webinaire Comment l'IA peut améliorer et faire évoluer les automatisations de manière continue (consultable à la demande).