Canon nutzt KI für die Dokumentenverarbeitung und spart 6.000 Stunden

Canon USA arbeitet mit einem großen Netzwerk von Zulieferern zusammen. Die Finanzabteilung des Unternehmens hatte Mühe, bis zu 5.000 Lieferantenrechnungen pro Monat zu erhalten und zu verarbeiten - die meisten davon mit einer komplexen Matrix von Informationen wie Datumsbereichen, Maschinenseriennummern, Zählerständen, Kraftstoffgebühren und anderen Gebühren. Darüber hinaus wurden viele der Rechnungen auf Papierdokumenten erstellt, und ein Großteil der Bearbeitung betraf Rechnungen über relativ kleine Dollarbeträge - manchmal weniger als 150 Dollar.

„Wir hatten vier Vollzeitmitarbeiter, die sich um die Bearbeitung all dieses Papierkrams kümmerten, und manchmal gab es menschliche Fehler“, sagt Thomas Earvolino, Director of Financial Systems bei Canon USA. „Wir hatten einen grundlegenden RPA-Workflow eingerichtet, der jedoch auf RegEx-Modellen beruhte, die starr und schwer zu pflegen waren und wenig oder keine Lernfähigkeit oder Flexibilität boten, wenn es darum ging, neue Lieferanten hinzuzufügen. Es gab viele Ausnahmen bei der Bearbeitung von Rechnungen, die viele Eingriffe durch unsere Mitarbeiter erforderten. Das war alles banale, aber wichtige Arbeit. Und die Automatisierung lieferte bestenfalls eine Genauigkeit von 35 % bis 40 %.

Rechnungsverarbeitung dank KI beschleunigen

Nach der Beratung durch UiPath entschied sich Canon USA für einen neuen Ansatz: Die leistungsstarken KI-Funktionen von UiPath Document Understanding in Kombination mit UiPath Action Center ermöglichen Teams den mühelosen Umgang mit Ausnahmen.

„Uns wurde die Zusammenarbeit mit Greenlight Consulting empfohlen“, so Earvolino. Greenlight ist UiPath-Diamantpartner und UiPath-Partner des Jahres 2022. „Greenlight verstand unsere Herausforderungen und Zielsetzungen. In nur vier Monaten hatten wir ein produktionstaugliches Arbeitsmodell.“

Die Teams von Greenlight und Canon USA ersetzten in Zusammenarbeit die RegEx-basierte Extraktion durch benutzerdefinierte Machine Learning-Modelle (ML) für die Rechnungsverarbeitung. Für den zeitnahen Umgang mit Ausnahmen wurde Action Center eingesetzt. Der Roboter wurde für die Verarbeitung aller Oracle 11i SAP-Bildschirme programmiert – einschließlich der Popups, die bislang eine nahtlose End-to-End-Verarbeitung verhindert hatten. Die verarbeiteten Rechnungen wurden an ein Oracle 11i-System übertragen.

Automatisierung erhöht die Genauigkeit und Effizienz und erfordert deutlich weniger menschliche Interaktion 

Laut Earvolino hat UiPath Document Understanding die Rechnungsverarbeitungsvorgänge seiner Abteilung erheblich verbessert. 

In weniger als neun Monaten nach der Einführung der Lösung von UiPath haben wir etwa 40.000 Rechnungen verarbeitet, also etwa 4.500 pro Monat. Ursprünglich wollten wir 75 % der Rechnungen ohne menschliches Zutun verarbeiten, aber in diesem Zeitraum erreichten wir etwa 90 % der Rechnungen ohne Zwischenfälle.

Thomas Earvolino, Director of Financial Systems, Canon USA 

Dank der weitaus effizienteren und weniger fehleranfälligen Verarbeitung durch die KI-Funktionen von Document Understanding konnte Canon seine Mitarbeiter für wertschöpfendere Aufgaben einsetzen.

Laut Earvolino muss die Abteilung zum Bewältigen sehr hoher Workloads gelegentlich bestehende Mitarbeiter einbeziehen. Grundsätzlich erfordert das neue System jedoch weitaus weniger menschliches Eingreifen. Mit dem Action Center können Mitarbeiter Probleme mit Rechnungen in der Regel in weniger als einer Minute beheben. 

„Wir schätzen, dass wir durch den Wegfall manueller Eingriffe jährlich etwa 6.000 Stunden an Mitarbeiterzeit einsparen. Vor der Einführung dieser Lösung hatten wir außerdem einen Rückstand von drei bis vier Monaten bei den Rechnungen“, sagt er. „Diesen Rückstand haben wir vollständig abgebaut. Und damit ist uns ein Stein vom Herzen gefallen", ergänzt Earvolino. „Wir konnten mehr erreichen, als wir in so kurzer Zeit für möglich gehalten hatten, und das verdanken wir nicht zuletzt unserem engagierten Implementierungspartner Greenlight. Ohne Greenlight hätten wir das nicht geschafft."

Eine weitere wichtige Funktion von UiPath Document Understanding ist das fortgesetzte Lernen der KI aus der Verarbeitung immer größerer Datenmengen. Wenn jedoch wesentliche Änderungen Auswirkungen auf das ML-Modell haben – zum Beispiel, weil die meisten Anbieter jetzt angesichts der höheren Kraftstoffpreise eine Zulage in Rechnung stellen –, kann Canon USA in Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner dafür sorgen, dass die ML-Modelle die neuen Informationen berücksichtigen. 

„UiPath Document Understanding ist hochgradig skalierbar und kann maßgeblich dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung zu verbessern und Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben zu geben.“ 

Thomas Earvolino, Director of Financial Systems, Canon USA 

Canon untersucht derzeit, in welchen anderen Bereichen KI und Document Understanding eingesetzt werden könnten. 

„Ich bin beeindruckt von der Effizienz und Genauigkeit unserer KI-gestützten Vorgänge. Die Leistungsfähigkeit der KI hat es uns zweifelsohne ermöglicht, unsere Prozesse zu optimieren, sodass wir mehr Zeit und Ressourcen für andere kritische Aufgaben einsetzen können. Mit Blick auf die Zukunft planen wir, den Einsatz von KI auszuweiten, um unsere Workflows weiter zu optimieren und unsere gesamte Geschäftsleistung zu steigern.“

Thomas Earvolino, Director of Financial Systems, Canon USA