KI unterstützt „extremes Wachstum“ bei HUB International

In etwas mehr als 25 Jahren hat sich HUB International zu einem der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Risikomanagement und Versicherungen entwickelt. Dies erreichte das Unternehmen, indem es seine Kunden zum Mittelpunkt seines Geschäfts machte – sowie durch strategische Übernahmen. Doch wenngleich die Reichweite einer der größten Vorteile von HUB International ist, stellt sie auch eine der größten Herausforderungen dar. 

Durch den Einsatz modernster Automatisierung und generativer KI (GenAI) sowie spezialisierter KI hat das Unternehmen seine Prozesse über mehrere Geschäftsbereiche hinweg radikal optimiert. Dadurch konnten die Funktionen zur Datenverarbeitung verbessert, die Kosten gesenkt und die Abhängigkeit von externen Dienstleistern verringert werden. Entscheidend ist, dass die mit schnellem Wachstum in großem Maßstab einhergehenden Hindernisse überwunden werden konnten.

„HUB International ist sehr wachstumsorientiert. Wir arbeiten intensiv mit Fusionen und Übernahmen (Mergers & Acquisitions, M&A). Mehr Fusionen und Übernahmen bedeuten mehr Arbeit – vor allem, wenn wir mittelgroße Unternehmen erwerben, die sehr unterschiedliche Systeme, Daten und Arbeitsweisen haben“, so Thach Nguyen, Director, Digital Innovation bei HUB International. 

Wenn Nguyen „mehr“ sagt, meint er es auch so. Im Durchschnitt erwirbt HUB International etwa 60 Unternehmen pro Jahr. Und auch wenn eine Übernahme eine hochgradig abgestimmte Angelegenheit darstellt, so bringt doch jede eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich.  

Das Problem des Umfangs ist nicht auf starkes Wachstum durch Übernahmen beschränkt. Im HUB Financial Center – der gemeinsamen Finanz- und Buchhaltungsfunktion, die alle dezentralen Geschäftsbereiche des Unternehmens bedient – ist die Anzahl und Art der zu bearbeitenden Dokumente überwältigend. Der größte Teil dieser Arbeit – Dateneingabe, Bearbeitung von Kalkulationstabellen, Abgleich – wurde bisher manuell von Mitarbeitern eines Drittanbieters erledigt.

Mit der Automatisierung konnten Prozesse beschleunigt sowie Fehler und Kosten für die Leistungen von Drittanbietern reduziert werden.

Mit Automatisierung und UiPath haben wir ganz von vorne angefangen. Dann haben wir die Automatisierung im Finanzbereich stark ausgeweitet. Das hat wirklich geholfen, Prozesse zu standardisieren und zu normalisieren. So können wir mehr Fusionen und Übernahmen schneller in das Unternehmen integrieren.

Thach Nguyen, Director, Digital Innovation, HUB International 

Über das Finanzwesen hinaus  

Kleine Erfolge unterstützen größere Fortschritte. Nachdem Nguyen im Finanzbereich einen echten Mehrwert schuf, indem er die Effizienz der gemeinsam genutzten Dienste steigerte und den Umfang der Unterstützung durch Drittanbieter reduzierte, begann er, nach Anwendungsfällen für die Automatisierung im gesamten Unternehmen zu suchen. Daraufhin begann HUB International, eine Reihe weiterer Funktionen der UiPath Business Automation Platform™ zu erkunden. Dazu gehörte auch UiPath Document Understanding™, um die branchenführende intelligente Datenverarbeitung (IDP) des Unternehmens zu unterstützen. 

Nguyen begann mit der Umgestaltung des Postdienstes HUB Mail. Zuvor mussten Teams jedes Dokument manuell hochladen und verarbeiten und die entsprechenden Informationen an das richtige Büro, die richtige Abteilung und den richtigen Berater weiterleiten. Das hat sich nun geändert. Durch das automatische Lesen, Verstehen und Extrahieren der Daten und das anschließende Einfügen in einen automatisierten Workflow konnte Document Understanding diese manuellen Aufgaben reduzieren.

Wir konnten einen größeren Mehrwert nachweisen, was zu Projekten in anderen Geschäftsbereichen führte. 

Thach Nguyen, Director, Digital Innovation, HUB International

KI und Automatisierung einsetzen   

Es folgte eine komplexere Initiative, bei der sowohl die spezialisierten als auch die generativen KI-Funktionen von Document Understanding genutzt wurden. Ziel war es, relevante Daten aus den mehr als 900.000 Dokumenten des Unternehmens zu lesen, zu identifizieren und zu extrahieren, um sie dann für das System für treuhänderische Entscheidungen von HUB International aufzubereiten und zu standardisieren.  

Lag die erste Herausforderung im Umfang, so bestand die zweite im Mangel an Konsistenz. Im Gegensatz zum Fall des Postdienstes, bei dem es kaum Unterschiede zwischen den Dokumenten gab, sollte dieses Projekt eine große Vielfalt an Arten und Formaten abdecken – von Finanz- und Anlageberatungsberichten bis hin zu mehreren Policen. „Die Altersvorsorgepläne der Büros unterschieden sich stark voneinander“, sagt Nguyen.  

Um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen angezeigt, standardisiert und an das richtige System weitergeleitet werden, waren sowohl künstliche Intelligenz als auch die Leistungsfähigkeit der Automatisierung erforderlich.   

Als Nächstes folgte ein Programm zur Optimierung der E-Mail-Verwaltung für MGA Canada, eine kanadische Abteilung der Specialty Products Group von HUB International. „Der Geschäftsprozess beginnt mit einer E-Mail. Kunden reichen ihre Anträge ein und wir verwenden NetSuite, um Vorgänge für neue Policen, Vermerke, Schadensfälle und mehr zu erstellen. Wir müssen sicherstellen, dass wir die E-Mails kategorisieren und klassifizieren, die Daten extrahieren und sie in NetSuite eingeben können“, sagt Nguyen. 

Mithilfe der integrierten KI-Funktionen scannt UiPath Communications Mining™ automatisch jede E-Mail, versteht ihren Kontext und extrahiert relevante und wichtige Informationen. Diese Daten werden dann weitergegeben, um die entsprechenden Workflows in NetSuite bereitzustellen.  

„Mit den UiPath-Funktionen senken wir heute das Risiko für KI und machen unsere KI-Lösungen zukunftsfähig“, so Nguyen. 

Die Kunst des Möglichen 

Mit der Ausweitung des KI- und Automatisierungsprogramms von HUB International hat sich auch Nguyens Ansatz geändert. „Zu Beginn hatten wir einen Tunnelblick. Wir dachten immer, 'Automatisierung kann nur das'. Jetzt denken wir über die Kunst des Möglichen nach. Wir denken nicht mehr daran, was andere von der Automatisierung erwarten, sondern betrachten, was möglich ist, und arbeiten von dort aus“, so Nguyen.  

Dies hat sich für das Unternehmen als ein „Aha-Erlebnis“ erwiesen. Während das RPA Center of Excellence (CoE) von HUB International expandiert, werden seine Programme immer strategischer. Im gesamten Unternehmen konzentrieren sich die Teams aktiv auf die Identifizierung von Problemen und auf die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Erst dann machen sich Nguyen und sein Team an den Entwurf von Lösungen – sie untersuchen, wie die verschiedenen Funktionen der UiPath Platform eingesetzt werden können, um diese Möglichkeiten in die Realität umzusetzen. Und auch Geschäftsinhaber werden einbezogen – sie erstellen Automatisierungen, um echte Ergebnisse zu erzielen.  

Wir haben einen echten geschäftlichen Nutzen nachgewiesen und die Automatisierung organisch wachsen lassen. Jetzt ist ein kontrollierteres, optimiertes und effizienteres Wachstum von entscheidender Bedeutung. Das ist einer der Gründe, warum ich viele UiPath-Ressourcen in Anspruch nehme.  

Thach Nguyen, Director, Digital Innovation, HUB International 

HUB International weitet den Einsatz von IDP auf das gesamte Unternehmen aus und bewältigt immer komplexere Anwendungsfälle, um wertvolle Daten aus Dokumenten und Kommunikation zu extrahieren. Und es geht noch weiter. Mithilfe von UiPath Task Mining™ gewinnt das Unternehmen tiefgreifende Erkenntnisse in die aktuellen Arbeitsabläufe und entdeckt neue Möglichkeiten zur Prozessverbesserung, die die Effizienz weiter vorantreiben. In Verbindung mit Communications Mining können Nguyen und sein Team so das geschäftliche Engagement, die Zusammenarbeit und die Wertschöpfung steigern.  

UiPath Action Center, Orchestrator und Integration Service vereinfachen die Bereitstellung, den Einsatz und die Integration des wachsenden Roboterbestands des Unternehmens. Nachdem das Unternehmen eine kritische Größe erreichte, unterstützt UiPath Automation Cloud™ HUB International bei der Skalierung von KI und Automatisierung im gesamten Unternehmen. 

Wir kombinieren jetzt mehrere Produkte miteinander, um Probleme zu lösen. Das war unser „Aha!“- Moment, als wir sagten: „Hey, wissen Sie was? Ja, wir schaffen das.“ 

Thach Nguyen, Director, Digital Innovation, HUB International  

Die Geschäftsleitung von HUB International teilt diese Ansicht und sieht in der KI-gestützten Automatisierung den strategischen Schlüssel zur Unterstützung des Unternehmens bei der Fortsetzung seines extremen Wachstumsprozesses. Mit mehr als 60 automatisierten Prozessen im gesamten Backoffice können die Teams in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Underwriting, Know Your Customer (KYC)-Compliance und mehr bessere Geschäftsentscheidungen treffen. 

Dabei geht es nicht nur um Zeitersparnis oder die Vermeidung [von Kosten]. Es geht darum, dass die Automatisierung wertvolle Möglichkeiten zur Erhöhung des Marktanteils bietet. 

Thach Nguyen, Director, Digital Innovation, HUB International