Dentsu erzielt große Erfolge und treibt Automatisierung voran

Wie geht es weiter? Wenn Sie bereits zahlreiche Stunden eingespart, viele repetitive Aufgaben gestrichen und die Arbeit Ihrer globalen Belegschaft verbessert haben, was kommt dann als Nächstes auf dem Weg zur Automatisierung?

Diese Frage stellte sich Dentsu, eines der größten Marketing- und Werbeagenturnetzwerke der Welt. Mit der Unterstützung von UiPath hat das Unternehmen bereits einige unglaubliche Ergebnisse dank Automatisierung erzielt. Bei einem Projekt, das in nur 30 Tagen abgeschlossen wurde, konnten über 100.000 Stunden eingespart werden. Bei einem anderen Projekt wurde ein komplexer Prozess im Finanzwesen umgestaltet und der Aufwand von Mitarbeitern von einem Tag auf nur 10 Minuten reduziert.

Insgesamt spart Dentsu durch die Automatisierung jedes Jahr über 600.000 Stunden – eine Zahl, die voraussichtlich auf über eine Million Stunden ansteigen wird.

Doch durch die umfassendere Nutzung der UiPath Business Automation Platform konnte Dentsu seine Automatisierungsstrategie weiter vorantreiben.

Automatisierung der Cloud

Für Flo Ye, Director of Automation Solutions bei Dentsu, bestand der nächste Schritt darin, die Automatisierung zu demokratisieren und sie für jeden zugänglich zu machen – und zwar im gesamten Unternehmen – durch die UiPath Automation Cloud™.

"Zuvor war unser Automatisierungsansatz sehr fragmentiert", so Ye. „Angenommen, es gab in Brasilien einen Anwendungsfall für Automatisierung, dann hat das Team seine UiPath-Lizenz erworben und losgelegt. Dasselbe würde in den Vereinigten Staaten passieren, dann im Vereinigten Königreich oder Singapur. Das war ein fragmentarischer Ansatz mit begrenzter Kommunikation.“

Es gibt zwei Hauptansätze für die Automatisierung. Zum einen das „CitDev“-Modell [Citizen Developer], das von unten nach oben verläuft und bei dem Beteiligte die täglich anfallenden repetitiven Aufgaben selbst lösen können. Dann gibt es das strategische Modell, das hingegen von oben nach unten arbeitet und bei dem man regionale Möglichkeiten identifiziert, um einer großen Gruppe von Menschen gleichzeitig zu helfen. Mit UiPath Automation Cloud können wir beides gleichzeitig tun.

Flo Ye, Director of Automation Solutions, Dentsu

Mit der Automation Cloud – die Dentsu browserbasierten Zugriff auf die gesamte UiPath Platform bietet – wurde Zusammenarbeit zum zentralen Thema. „Wir erhalten alle Lizenzen, die wir benötigen und bekommen regelmäßig automatische Updates, sodass niemand mehr isolierte Gespräche über Automatisierung führen muss.“

Die Migration von Dentsu zur Automation Cloud ist ein Beweis dafür, wie sehr Automatisierung im Unternehmen verankert ist. „Sie ist jetzt ein Teil des Geschäfts“, sagte sie. „Mit der UiPath Automation Cloud ist es für unsere Mitarbeiter einfacher denn je, Automatisierung zu erstellen, zu nutzen oder besser zu verstehen.“

Generative KI ermöglicht Automatisierung

Mit der steigenden Beliebtheit von Large Language Models wie ChatGPT erkannte Dentsu die Chance, seinen Mitarbeitern einen ähnlichen Service zu bieten. Daraus resultiert dentsuGPT. Dieses Tool zur natürlichen Sprachverarbeitung ermöglicht es den Mitarbeitern von Dentsu, schnell und einfach Antworten auf ihre wichtigsten Fragen zu erhalten, die auf den internen Ressourcen des Unternehmens basieren – von Einblicken in HR und Compliance bis hin zu wissensbasierten Artikeln über Automatisierung und die UiPath Platform.

dentsuGPT ist maßgeblich an der Entwicklung und Einführung der Automatisierung im gesamten Unternehmen beteiligt. Selbst Personen, die mit UiPath nicht vertraut sind, können die Ressourcen nutzen, um sich über die ersten Schritte in der Automatisierung zu informieren. Aufbauend auf den Erfahrungen bei der Entwicklung von dentsuGPT entwickelt das Team von Ye einen Leitfaden, der es Personen mit technischem Hintergrund ermöglicht, ihre eigenen GenAI-Bots zu erstellen. „Damit können unsere vier Regionen unsere strategischen Ziele erreichen“, sagte Ye.

Der Support, den UiPath bietet, ist unübertroffen. Das betrifft nicht nur die Entwicklung und technische Beratung. Sie haben uns maßgeblich dabei geholfen, die Vorteile der Automatisierung zu vermitteln und auch die Mitarbeiter dafür zu begeistern. Das ist eine echte Partnerschaft.

Flo Ye, Director of Automation Solutions, Dentsu

Automation Hub fördert Innovation

UiPath Automation Hub hilft Dentsu auch bei der Erfassung und Verwaltung von Automatisierungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen. „Wir haben ein globales Automatisierungsteam. Es ist uns aber wichtig, dass jeder an jedem Ort die Inspiration bekommt, die er braucht“, erklärt Ye. „Automation Hub spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung großartiger Ideen für verschiedene Geschäftsbereiche und ermöglicht es unseren Regionen, das zu entwickeln, was für ihre Prioritäten sinnvoll ist.“

In der Praxis bedeutet dies, dass sich Mitarbeiter von Dentsu in Automation Hub einloggen können, um zu sehen, welche Ideen bereits vorgeschlagen wurden und um eigene Ideen einzureichen. Sie können sogar aus einer Auswahl fertiger Automatisierungen wählen und sie auf ihre eigenen Rollen anwenden. „Das ist nur ein weiterer Weg, auf dem UiPath dazu beigetragen hat, Automatisierung zugänglich zu machen“, sagt Ye.

Einige der neuen Anwendungsfälle, die mit der UiPath Platform identifiziert und entwickelt wurden, sind:

• Safety Net Google Search Console: Diese Automatisierung überprüft die URL-Fehler von Webseiten, um den SEO-Teams (Suchmaschinenoptimierung) von Dentsu die Arbeit zu erleichtern. 95 % der manuellen Überprüfung und Berichterstattung wurden abgeschafft. Dieser Prozess nahm bisher 2.860 Stunden pro Monat in Anspruch. Jetzt sind es weniger als drei.

• Presto-Prozessstandard: Die Berechnung der Standardabweichung für die von der Kampagnenmanagement-Software von Dentsu erhaltenen Berichte erfolgte manuell. Berichte mussten heruntergeladen, die Daten verarbeitet und die Abweichung berechnet werden. Berichte mit einer hohen Abweichung mussten gekennzeichnet werden. Durch die Automatisierung konnte der 108-stündige Prozess auf nur noch vier Stunden pro Monat reduziert werden.

• Datenautomatisierung im E-Commerce: Bislang wurden Daten von mehreren E-Commerce-Einkaufsplattformen manuell in Microsoft Excel-Tabellen extrahiert. Die Daten wurden neu formatiert und standardisiert, bevor sie zur Visualisierung und für andere Analysezwecke in ein Google Sheet hochgeladen wurden. Die Automatisierung hat bis heute nicht nur über 7.700 Stunden eingespart. Teams konnten bei Werbeaktionen und Sonderveranstaltungen auch schnellere Entscheidungen treffen.

Die meisten Automatisierungen bei Dentsu konzentrierten sich auf Back-Office-Tätigkeiten. Aber das, so Ye, wird sich wahrscheinlich ändern. „Das Automatisierungsteam ist das Zentrum für Automatisierung und neue Technologien. Wir können im gesamten Unternehmen Wissen darüber austauschen, wie wir Automatisierung und KI einsetzen können, damit alles effizienter läuft.“

„Ich bin mir sicher, dass unsere Teams im Medien- und Kreativbereich einen Teil ihrer Arbeit gerne an ihre digitalen Assistenten abgeben werden, sobald sie sich mit der Automatisierung vertraut gemacht haben.“

Mit Automatisierung und KI Mehrwert schaffen

Mit diesem intelligenteren, auf Zusammenarbeit ausgerichteten und letztlich umfassenderen Ansatz zur Automatisierung untersucht Dentsu nun die Rolle der Automatisierung als Wegbereiter für künstliche Intelligenz (KI).

„Wir überlegen bereits, wie wir KI und Automatisierung enger zusammenbringen können. Wir sind gespannt, wie wir einige der neuen KI-Tools von UiPath nutzen können“, so Ye. „KI-Anwendungen bieten ein enormes Potenzial und wir glauben, dass UiPath uns dabei helfen kann, dieses Potenzial in Ergebnisse umzuwandeln. Das wird ein entscheidender nächster Schritt für uns sein.“

Das wird ein entscheidender nächster Schritt für uns sein.“ Das wird ein entscheidender nächster Schritt für uns sein.

Flo Ye, Director of Automation Solutions, Dentsu