Romande Energie: Effizienzsteigerung und höhere Kundenzufriedenheit durch Prozessautomatisierung

Die Romande Energie Gruppe ist der führende Stromanbieter in der Westschweiz mit Hauptsitz in Morges, im französischsprachigen Teil des Landes. Das Unternehmen versorgt über 300.000 Kunden und engagiert sich aktiv für erneuerbare Energien sowie die Reduzierung von CO₂-Emissionen.

Um die betriebliche Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, hat Romande Energie eine Automatisierungsstrategie entwickelt. In Zusammenarbeit mit Inoshift und der Implementierung der UiPath-Plattform wurde Robotic Process Automation (RPA) erfolgreich in verschiedenen Abteilungen eingeführt. Dies führte zu erheblichen Zeitersparnissen und einer optimierten Servicequalität.

Was als Proof of Concept im Niederspannungsteam begann, hat sich inzwischen auf 11 automatisierte Prozesse mit 34 eingesetzten Robotern ausgeweitet – weitere sind bereits in Entwicklung. Zukünftig plant Romande Energie, ihre Automatisierungsmaßnahmen mit Künstlicher Intelligenz (KI) zu verknüpfen, um Innovationen im Bereich Energieversorgung und Nachhaltigkeit weiter voranzutreiben.

Unser Automatisierungsprogramm hat unsere gesetzliche Compliance verbessert und unseren Net Promoter Score erhöht, indem es Abläufe optimiert und eine pünktliche, präzise Servicebereitstellung sichergestellt hat.

Aurélie Wiser • Front Office Grid Manager, Romande Energie

Schlüsselpersonen und Herausforderungen

Aurélie Wiser, Front Office Grid Manager bei Romande Energie, treibt das Automatisierungsprogramm maßgeblich voran. Ihr Team stand vor erheblichen Herausforderungen: In den letzten zwei Jahren hat sich das Arbeitsvolumen verdoppelt oder sogar verdreifacht, was zu hoher Arbeitsbelastung, Verzögerungen und in der Folge zu unzufriedenen Kunden führte.

Als halbstaatliches Unternehmen legt Romande Energie großen Wert auf Effizienz, da diese sich direkt in niedrigeren Kosten für die Allgemeinheit widerspiegelt. Frau Wiser erkannte früh, dass Automatisierung eine Lösung für diese Probleme sein könnte. Da bereits detaillierte Arbeitsanweisungen für neue Mitarbeitende, darunter Praktikanten und Aushilfen, vorhanden waren, bot sich eine ideale Grundlage für die Einführung von RPA, um Prozesse effektiver und nachhaltiger zu gestalten.

Der Beginn & Ansatz der Automatisierungsreise

Romande Energie begann ihre Automatisierungsstrategie im Jahr 2022 mit einem Proof of Concept (PoC) im Niederspannungsteam. Inoshift fungierte dabei als Implementierungspartner für die UiPath-Plattform. Im Mai 2023 stieß das Thema auf Interesse im Front Office, wo die Reise offiziell begann. Ziel war es, durch gezielte Anwendungsfälle das Management von den Vorteilen der Automatisierung zu überzeugen. Zusätzlich schulte Inoshift die Mitarbeitenden, damit sie selbst Anwendungsfälle identifizieren und zur Automatisierung vorbereiten konnten.

Umsetzung und aktueller Status

Seit dem ersten PoC hat sich das Automatisierungsprogramm von Romande Energie erheblich weiterentwickelt. Bis September 2024 wurden 11 Prozesse automatisiert und produktiv eingesetzt, unterstützt durch 34 Roboter. Zwei weitere Prozesse befinden sich in der Testphase, vier weitere sind in der Entwicklung. Besonders die Finanzabteilung nutzt Automatisierung intensiv und hat eine eigene Lizenz für unattended Roboter sowie eine virtuelle Maschine erworben.

Die Automatisierung führte zu erheblichen Zeiteinsparungen: Allein im Jahr 2024 wurden bereits über 5.200 Stunden eingespart. Die Erfolgsrate automatisierter Transaktionen liegt bei 96,83 %. Rund 20 bis 30 Mitarbeitende wurden in der Lean-Methodik geschult, um die Automatisierung optimal in die kontinuierliche Prozessverbesserung einzubinden.

Der Betrieb der Roboter erfolgt von 5:00 bis 23:00 Uhr. Anwendungsfälle werden in Workshops identifiziert und priorisiert, wobei Inoshift den Aufwand abschätzt. Das Business-Team entscheidet dann über die Umsetzung. Obwohl bislang kein offizielles Center of Excellence (CoE) existiert, wird die Zusammenarbeit zwischen Romande Energie und Inoshift als effizient, unkompliziert und schnell beschrieben.

Abteilungen und Anwendungsfälle

Automatisierte Prozesse wurden in mehreren Abteilungen eingeführt, darunter Front Office, Metering, Finanzen, Netzwerke und Inkasso.

1. Zertifizierung von Installationen auf Pronovo: Automatisierung von Schritten in Outlook, Pronovo und SAP zur Effizienzsteigerung. Über 3.400 Fälle wurden bereits bearbeitet, was Romande Energie hilft, gesetzliche Fristen einzuhalten.

2. Vereinfachung von Anschlussanfragen: Jährlich werden rund 2.500 Anfragen bearbeitet, deren Bearbeitungszeit von 20 auf nur noch 5 Minuten pro Fall reduziert wurde.

3. Abruf von gruppeninternen Rechnungen: Ein autonomer Roboter ruft Rechnungen über eine Webanwendung ab, sammelt Verlaufsdaten und aktualisiert Berichte mit den letzten Meilensteinen.

4. Projektabschlüsse in SAP: Der Roboter übernimmt das Schließen von Projekten mit "Abschluss"-Status in SAP. Je nach Projektart werden Regeln geprüft, um Fehler zu vermeiden.

5. Dokumentenmanagement in ElectroForm: Automatisierte Verwaltung von Installationsmitteilungen und technischen Überprüfungen, um manuelle Fehler zu minimieren und den Zugriff zu erleichtern.

Vorteile, Ergebnisse und Einsparungen

Durch die Automatisierung konnte Romande Energie gesetzliche Fristen besser einhalten und die Kundenzufriedenheit steigern, was sich in einem verbesserten Net Promoter Score (NPS) widerspiegelt. Bis September 2024 wurden über 5.200 Stunden eingespart, allein in 30 Tagen etwa 453 Stunden.

Zukunftsausblick

Zukünftig plant Romande Energie die Integration von Künstlicher Intelligenz in ihre Automatisierungsprozesse und arbeitet daran, das Management als Sponsor für diese Initiativen zu gewinnen. Die Vision ist es, die Automatisierung weiter auszubauen, um Effizienz zu maximieren und die Energiewende zu unterstützen. Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Romande Energie, Inoshift und UiPath zeigt, wie Automatisierung Unternehmen produktiver machen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigern kann.

Für alle, die eine Automatisierungsstrategie starten möchten, gibt es einige zentrale Empfehlungen: Mutig sein, Business-User frühzeitig einbeziehen und Ressourcen für eine schnelle Implementierung einplanen.

Partner:

Inoshift ist eine Schweizer Beratungsfirma, die sich auf Innovation und Automatisierung spezialisiert hat, um Geschäftsprozesse in Branchen wie Energie, Gesundheitswesen und öffentlicher Verwaltung zu optimieren. Mit umfassender Expertise in Tools wie UiPath RPA automatisiert Inoshift manuelle Prozesse, um Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren. Neben der Implementierung bietet Inoshift strategische Beratung zur digitalen Transformation und entwickelt maßgeschneiderte Lösungen, die Produktivität verbessern und gleichzeitig ein motivierendes Arbeitsumfeld für Teams schaffen.

© Bild mit freundlicher Genehmigung und Urheberrecht: Valentin Flauraud für Romande Energie