Schnellecke beschleunigt Prozesse und reduziert Kosten mit UiPath

Das Logistikunternehmen Schnellecke setzt auf kontinuierliche Innovationen, um mittel- und langfristig erfolgreich zu sein. Einen wichtigen Baustein dabei bildet Robotic Process Automation (RPA). Mittlerweile hat Schnellecke mehr als 80 Prozesse mit Hilfe der RPA-Lösung von UiPath automatisiert, insbesondere SAP-Prozesse im Bereich Finanzen. Dadurch konnte das Unternehmen im Jahr 2021 bereits 12.435 Stunden für manuelle Routinearbeiten einsparen und so seinen Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben verschaffen. Für das Jahr 2022 liegt das Ziel bei 32.000 eingesparten manuellen Arbeitsstunden. Weitere Vorteile durch RPA sind beschleunigte Prozesse, niedrigere Kosten und zufriedenere Mitarbeiter.

Die Schnellecke Logistics ist ein Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Wolfsburg. Das Familienunternehmen ist mit rund 17.000 Beschäftigten in 13 Ländern ein weltweit agierender Dienstleister in den Bereichen Logistik, Produktion und Transport. Von kleinen Anfängen in Wolfsburg entwickelte sich Schnellecke in über 80 Jahren zu einem global agierenden Unternehmen. Nach wie vor befindet sich Schnellecke im Besitz der Familie; aktuell hat die dritte Generation das Ruder übernommen.

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Mit den Bereichen Logistik und Produktion deckt Schnellecke wesentliche Teile der Supply Chain für Unternehmen ab. An weltweit über 70 Standorten stehen dafür mehr als zwei Millionen Quadratmeter Hallenfläche zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die Planung und den Bau von Logistikimmobilien. Ein Schwerpunkt dabei ist die Mehrwertlogistik für die Automobilindustrie. Schnellecke erarbeitet Gesamtkonzepte etwa zu Transport, Warehousing, Vormontagen, die sequenzielle Fertigung von Einzelteilen und Modulen oder die containergerechte Verpackung. Außerdem stellt das Unternehmen unter der Dachmarke KWD Automotive Karosserie-Einzelteile und -Baugruppen für den Fahrzeugbau her. Eine wichtige Rolle spielt die Selbstverpflichtung zur kontinuierlichen Innovation. Anspruch von Schnellecke ist es, stets zu den Ersten zu gehören, die technologische Neuerungen in die logistische Praxis umsetzen. Kein Wunder also, dass sich das Unternehmen seit 2019 mit dem Thema Robotic Process Automation (RPA) beschäftigt, sprich mit dem Automatisieren von manuellen Tätigkeiten durch einen Software-Roboter. Bis Dezember 2021 hat Schnellecke mehr als 80 Prozesse in 38 Bereichen und sechs Regionen (unter anderem Mexiko und USA) mit Hilfe von RPA automatisiert. „RPA bietet uns die Möglichkeit, verschiedenste Applikationen besser in unsere Systemlandschaft zu integrieren, und ist somit zu einem wichtigen Faktor in unserer Digitalisierungsstrategie geworden. Wir sind gespannt, welche Potenziale wir mit RPA künftig noch realisieren können“, sagt Karsten Keil, Vice President Group IT & Digitization bei Schnellecke.

Wir sind gespannt, welche Potenziale wir mit RPA künftig noch realisieren können.

Karsten Keil · Vice President Group IT & Digitization at Schnellecke Logistics

Start mit interdisziplinärem RPA-Workshop

Der Innovation Manager der Digital Innovation Unit des Logistikunternehmens hatte das Thema Robotic Process Automation schon länger auf dem Schirm - so richtig Fahrt nahm RPA aber erst auf, als im Juni 2019 eine entsprechende Diskussion auf der internen Kommunikationsplattform startete. Im ersten Schritt erfolgte daraus ein interdisziplinärer Workshop mit dem Ziel, die Potenziale von RPA im Unternehmen zu identifizieren. Das Besondere an diesem Workshop war die Zusammensetzung der Teilnehmer. Unter der Moderation des Innovation Managers waren unter anderen der Chief Financial Officer (CFO), Karsten Keil als Vice President of IT, der Head of Group FSSC sowie verschiedene SAP-Key-User und Sachbearbeiter beteiligt. „Damit waren alle Ebenen vom Vorstand über Abteilungsleiter bis hin zu den Mitarbeitern vertreten. Entscheidend war auch, dass das Thema RPA schon früh Aufmerksamkeit beim Vorstand erzeugte, vor allem beim CFO“, betont Karsten Keil. Im nächsten Schritt folgte ein Proof of Concept (PoC) mit dem Versuch, einen sehr komplexen Prozess mit vielen beteiligten Systemen und Remote Desktops zu automatisieren. Hier testete das Unternehmen neben UiPath noch die RPA-Lösung eines weiteren Anbieters. In zwei Monaten baute ein Team aus den Bereichen Innovation, IT, Buchhaltung und SAP-Experten unter Einbindung des Betriebsrats einen ersten Software-Roboter. Die finanziellen Mittel für den PoC stammten dabei aus dem IT-Budget der Konzernzentrale in Wolfsburg.

Entscheidend war auch, dass das Thema RPA schon früh Aufmerksamkeit beim Vorstand erzeugte, vor allem beim CFO.

Karsten Keil · Vice President of Group IT & Digitization at Schnellecke Logistics

„Beim PoC hat uns UiPath besonders überzeugt“

Beim Schaulaufen der Anbieter stellte sich UiPath als der passendere Anbieter heraus. Für die Entwicklung der Software-Roboter nutzt Schnellecke seitdem UiPath Studio, das etwa für unterschiedliche Schritte (E-Mails abrufen, Programme aufrufen etc.) schon vorgefertigte Aktivitäten bietet. Zudem bietet die RPA-Lösung viele Schnittstellen. Beim PoC setzte das Unternehmen UiPath zum Beispiel in Verbindung mit Excel, SAP, diversen Browsern und Webportalen oder in einer Citrix-Umgebung ein. „Beim PoC hat uns UiPath besonders überzeugt, nicht nur wegen der Schnittstellen und des Funktionsumfangs. Die Software ist auch ohne großes Programmier-Know-how intuitiv zu verstehen, und durch die UiPath Academy wird auch effektiv Wissen vermittelt. Da auch die UiPath-Community sehr groß ist, lassen sich auch im Forum schnell Lösungen finden“, erklärt Marten Niebuhr, Head of Competence Center RPA bei Schnellecke. Er verantwortet mittlerweile den laufenden Betrieb sowie den strategischen Einsatz von RPA innerhalb des Konzerns. Von der intuitiven Bedienung und den hilfreichen Webinaren aus der UiPath-Academy profitierte auch Johanna Gerstel, Junior RPA Expert bei Schnellecke: „Als ich noch während meiner Ausbildung bei Schnellecke von einer Stelle im neuen Competence Center RPA erfuhr, habe ich die Gelegenheit genutzt und mich beworben. Der Wechsel von meiner Ausbildung im kaufmännischen Bereich zu meiner jetzigen Stelle im IT-Bereich war zwar eine Herausforderung, aber ist mir aufgrund der verschiedenen Trainings in der Academy sehr gut gelungen.“

The software can be understood intuitively even without a great deal of programming expertise, and the UiPath Academy is effective at imparting knowledge too.

Marten Niebuhr · Head of RPA Competence Center at Schnellecke Logistics

Software-Roboter ‚Watson‘ beginnt mit erstem Prozess in der Buchhaltungeffektiv

Im März 2020 setzte Schnellecke dann den ersten Software-Roboter im Financial Shared Service Center produktiv ein. Watson, so sein Name, verschob pro Tag rund 300 Rechnungen automatisiert in Outlook. „In der Vergangenheit mussten unsere Kollegen in diesem Prozess jede Mail einzeln öffnen, die Rechnung herunterladen, den Empfänger identifizieren, den Betreff der Mail ändern und die Mail in einen von rund 30 verschiedenen Unterordnern verschieben. Mit RPA sparen wir hier etwa 30 Stunden pro Monat“, so Marten Niebuhr. Im zentralen Competence Center in Deutschland laufen alle RPA-Fäden bei Schnellecke zusammen. Mittlerweile befindet sich ein weiteres Competence Center in Mexiko zur Automatisierung von Prozessen in den USA und Mexiko im Aufbau. Die Prozessexperten des Competence Centers RPA eruieren gemeinsam mit den entsprechenden Fachabteilungen das Automatisierungspotenzial von Prozessen und entwickeln die entsprechenden Software-Roboter dann mit Hilfe von UiPath. Jeder Prozess hat ein eigenes Reporting, das in der SAP Analytics Cloud stündlich aktualisiert wird.

Mitarbeiter entlasten

Mittlerweile hat Schnellecke über 80 Prozesse in 38 Bereichen und in sechs Regionen live gesetzt, auch in Mexiko und den USA. „Mit unserer agilen Entwicklungsmethodik ist es uns gelungen, innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von RPA-Projekten umzusetzen. Auf diese Weise gelang es, viele unserer Kollegen von monotonen Aufgaben zu befreien, damit sie den Fokus auf wertschöpfende Aufgaben legen können“, resümiert Karsten Keil, Vice President Group IT & Digitization. So hat Schnellecke mit Hilfe von RPA vor allem im Finance-Bereich diverse SAP-Prozesse automatisiert, die Mitarbeiter entlastet und Kosten gespart. Zwei Beispiele: Beim Prozess „SAP Finance Reporting“ führt der Software-Roboter mehrere Checks in SAP durch, erstellt einen Report und verschickt diesen an das SAP Finance Team – und spart so eine Stunde manuellen Aufwand pro Tag. Ähnlich ist das Ergebnis beim Prozess „SAP-Nullkontrolle“. Hier lädt der Software-Roboter viermal täglich Daten aus SAP herunter und verschickt die Daten per Mail an die Kunden von Schnellecke. Pro Durchgang spart das jeweils 15 Minuten ein, sprich insgesamt ebenfalls eine Stunde pro Tag. Die Reaktionen der Kollegen, die von diesen monotonen Tätigkeiten entlastet werden, reichen von Erstaunen bis hin zu Ausrufen wie „Oh, wie geil ist das denn?!“

Ehrgeizige RPA-Ziele

„Im Jahr 2021 konnten wir unseren Mitarbeitern dank RPA insgesamt 12.435 Stunden an Routinearbeiten freischaufeln und ihnen so mehr Zeit für ihre Kernaufgaben verschaffen. In diesem Jahr wollen wir 32.000 Stunden sparen; unser Ziel für 2022 ist also sehr sportlich“, sagt Marten Niebuhr. Der Leiter des RPA Competence Centers freut sich, dass sein Team mit UiPath neue Anforderungen in den meisten Fällen schnell umsetzen kann. „Wir konnten allerdings auch Prozesse realisieren, die wir ohne RPA aus Kapazitätsgründen niemals hätten umsetzen können“, so Niebuhr weiter. Als nächste große Herausforderungen will er das Konzept „Citizen Developer“ angehen, sprich potenziell jeden Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, eigene Software-Roboter zu entwickeln. Weiterhin geplant sind der Einsatz von RPA im Kundensystem, die Erweiterung von RPA um KI/Machine Learning sowie der Aufbau eines Robot Operation Centers. „Ziel hier ist die Überwachung des laufenden Betriebs, damit sich die Entwickler auf die Automatisierung weiterer Prozesse konzentrieren können“, so Marten Niebuhr. Aufgrund seiner Erfahrungen würde er jedem Unternehmen den Einsatz von RPA empfehlen: „RPA bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, alle Mitarbeiter in die Digitalisierung des Unternehmens mit einzubeziehen und sie aktiv an der Digitalisierung mitwirken zu lassen.“

Zahlen

Bis Dezember 2021 hat Schnellecke mehr als 80 Prozesse in 38 Bereichen und in sechs Regionen (unter anderem Mexiko und USA) mit Hilfe von RPA automatisiert. Beim Prozess „SAP Finance Reporting“ spart Schnellecke durch den Einsatz eines Software-Roboters pro Tag 60 Minuten manuelle Arbeit. Der Software-Roboter führt hier mehrere Checks in SAP durch, erstellt einen Report und verschickt diesen an das SAP Finance Team. Für das Jahr 2022 hat Schnellecke ein ambitioniertes strategisches Ziel. Das Unternehmen will in diesem Jahr mit Hilfe von RPA 32.000 Stunden manuelle Arbeit einsparen. Zum Vergleich: Im Jahr 2021 wurden 12.435 Stunden eingespart, womit das gesetzte Ziel von 9.000 Stunden eindrucksvoll übertroffen wurde.

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Im Jahr 2021 konnten wir unseren Mitarbeitern dank RPA insgesamt 12.435 Stunden an Routinearbeiten freischaufeln und ihnen so mehr Zeit für ihre Kernaufgaben verschaffen. In diesem Jahr wollen wir 32.000 Stunden sparen.

Marten Niebuhr · Head of Competence Center RPA at Schnellecke Logistics