완전히 자동화된 기업을 위한 프로세스 마이닝

업무 자동화에 대한 논쟁이 일부 존재하지만 결론은 분명해진 것 같습니다. 관련 기술의 발전, 많은 적용 사례와 사용자 인식 변화로 그 효과가 충분히 증명되고 있기 때문이죠. 또한, 인공지능과 머신러닝 기술의 합류로 자동화가 프로세스 효율성, 업무 생산성과 의사 결정 수준 향상에 기여하는 비중은 더욱 커지고 있습니다.

그런데 자동화를 진행하는 조직이 공통으로 가진 질문이 있습니다. “최적의 자동화 대상 업무를 선정하고 자동화 이후의 성과를 측정하고 개선해 나가는 방법은 무엇인가?”라는 것이죠. 이를 위한 선결 조건은 자동화 대상 업무 프로세스의 가시성 확보입니다. 프로세스 상태를 정확히 파악할 수 있어야 문제점이 보이고 해결 방법을 찾을 수 있습니다. 따라서, 위 질문을 가진 기업에게는 프로세스 마이닝이 최적의 답변입니다. 

RPA (Robotic Process Automation), AI와 더불어 프로세스 마이닝은 완전히 자동화된 기업 구현의 토대를 이루고 있습니다. 세 기술의 역할과 가치는 혼자서도 뛰어나지만 함께 사용할 때 더욱 커집니다.  

프로세스 마이닝이 자동화를 돕는 방법

1) 자동화 대상 업무 선정과 개선에 필수적인 프로세스 전체 상황과 세부 정보 제공

2) 자동화가 우선적으로 필요하고 많은 효과를 낼 수 있는 프로세스내 작업 항목 도출

3) 자동화된 프로세스의 성과를 지속적으로 모니터링하고 분석

4) 프로세스 비교, 분석 및 검증을 통해 조직의 감사 및 컴플라이언스 수준 강화 

업무 자동화와 프로세스 마이닝 4단계

사실 개선이 필요 없는 완벽한 프로세스나 절대 변경되지 않는 불변형 프로세스는 없습니다. 시간이 흐르고 업무 여건이 바뀌면 프로세스도 당연히 변합니다. 조직이 커지고 업무가 복잡해지면 프로세스 관리는 더욱 어려워집니다. 물론RPA 솔루션을 이용한 업무 자동화 효율과 목표 달성도 힘들어지죠. 이때, 프로세스 마이닝을 이용하면 환경 변화에 맞춰 필요한 프로세스 개선 내용을 정확히 찾아내고 반영할 수 있습니다. 이미 자동화된 업무와 앞으로 자동화 될 업무에도 똑같이 적용됩니다.

자동화 솔루션과 프로세스 마이닝을 함께 활용해 최적의 성과를 얻고 싶은 조직에게는 아래 4단계 활용을 추천합니다. 1단계: 발견 

기업이 운영하는 모든 IT 시스템은 로그 데이터라는 디지털 흔적을 남깁니다. 프로세스 마이닝은 이 흔적을 이용해 프로세스를 찾아내고 업무 흐름 및 상태를 분석합니다.

프로세스 마이닝은 이벤트 로그를 이용해 프로세스를 시각화하고, 프로세스 안에서 발생하는 예외 사항, 병목 현상과 변형 등을 찾아내죠. 사람이 한다면 엄청난 시간과 노력이 투입되고 정확성도 보장하기 힘들지만, 프로세스 마이닝은 이 모든 작업을 쉽고 빠르고 정확하게 자동으로 수행합니다. 이렇게 확보된 작업 결과는 기존 프로세스의 개선과 최적화 그리고 최적의 자동화 대상 업무를 선정하는데 활용됩니다.

2단계: 최적화 및 자동화

프로세스 관리자는 프로세스 마이닝의 시각화 기능을 이용해 최적화가 필요한 작업 항목, 최적화 방법 그리고 최적화로 얻을 수 있는 결과를 확인할 수 있습니다. 그런데 중요한 것은 이제부터입니다. “프로세스 마이닝으로 얻은 결과를 가지고 무엇을 할 것인가?” 입니다.

프로세스 마이닝으로 파악된 불필요한 단계를 없애고 사용자 교육을 진행하는 것도 프로세스 최적화에 필요하지만, 가장 효과적인 방법은 RPA 솔루션을 이용한 업무 자동화입니다. 이것이 업무 자동화 도입 효과와 지속성을 높이면서 프로세스 최적화를 달성하는 비법입니다. RPA 솔루션 하나로도 충분할 수 있지만, 기업의 업무 구조와 비즈니스 여건은 프로세스 마이닝 연계 활용이 꼭 필요한 상황으로 변하고 있습니다. 

3단계: 모니터링 

프로세스를 변경했다면 이로 인한 영향과 결과를 확인하고 싶은 것은 당연한 일이죠. SW 로봇으로 프로세스의 일부 작업을 자동화했다 하더라도 이로 인해 프로세스내 다른 부분에 생기는 변화나 영향을 찾아내는 것은 쉽지 않습니다.

완전히 자동화된 기업을 추구하는 조직이 프로세스 마이닝을 활용해야 하는 이유는 여기에도 있습니다. 프로세스 마이닝은 자동화된 프로세스를 end to end 모니터링해 전체 상황을 파악하고 자동화가 다른 부분에 미치는 영향을 분석할 수 있습니다. 지속적 모니터링과 분석 과정을 통해 프로세스에 숨어있는 문제점을 찾아내고 개선해가는 구조가 정착될 수 있습니다. 4단계: 실행 

“구슬이 서말이라도 꿰어야 보배!” 라는 속담처럼 모니터링을 통해 문제점이나 개선할 항목을 발견했다면 이제 빠른 대응과 실행이 필요합니다. 예를 들어, 프로세스에 원하지 않는 변경이 일어나면 관리자에게 바로 알리고 사람이나 SW 로봇을 투입해 문제를 해결하는 절차를 만들어 프로세스를 개선하는 것을 의미합니다. 이는 프로세스 마이닝과 RPA 솔루션을 연계 운영할 때 가능해지는 조직 역량인 것이죠.

조직은 이런 즉각적이고 체계적인 대응을 통해 새로운 규제 및 경쟁사 등장 같은 외부 환경 변화에 유연하게 적응하는 프로세스 체계를 가진 완전히 자동화된 기업 수준에 도달하게 됩니다.

프로세스 마이닝에 대한 더 자세한 정보는 프로세스 마이닝 백서에서 확인하실 수 있습니다.

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