Canon, 문서 처리에 AI를 활용하여 6,000시간 절약

Canon USA는 대규모 공급업체 네트워크와 협력합니다. 재무 부서는 한 달에 5,000개나 되는 공급업체 인보이스를 받고 처리하는 데 어려움을 겪고 있었으며, 이들 대부분은 날짜 범위, 머신 일련 번호, 계량기 판독값, 유류비 및 기타 비용과 같은 복잡한 정보 매트릭스로 채워져 있었습니다. 또한 많은 인보이스가 종이 문서에 생성되었으며 처리의 대부분은 비교적 적은 금액(일부는 150달러 미만)에 대한 인보이스였습니다.

Canon USA의 금융 시스템 이사인 Thomas Earvolino는 “4명의 정규직 직원이 이 모든 서류 작업을 전담하고 있었으며, 때때로 인적 과오가 발생했습니다”라고 말합니다. “우리는 기본 RPA 워크플로는 갖추고 있었지만, 융통성이 없고 유지 관리가 어려우며 새 공급업체를 추가할 때 학습 기능이나 유연성이 거의 또는 전혀 없는 RegEx 모델에 의존했습니다. 처리된 인보이스에 예외가 많이 발생하여 직원의 많은 개입이 필요했습니다. 모두 매우 일상적이지만 꼭 필요한 작업이었습니다. 그리고 자동화는 기껏해야 겨우 35~40%의 정확도를 제공했습니다."

AI로 인보이스 처리 가속화 

Canon USA는 UiPath와 대화한 후 강력한 AI(인공 지능) 기능이 포함된 UiPath Document Understanding과 팀이 예외 사항을 쉽게 관리할 수 있는 UiPath Action Center를 사용하여 다른 경로를 시도해 보기로 했습니다.

Earvolino는 “Greenlight 컨설팅과 협업할 것을 추천받았습니다”라고 말합니다. Greenlight는 UiPath 다이아몬드 파트너이며 2022년 UiPath의 올해의 파트너로 선정되었습니다. "Greenlight는 우리의 당면 과제와 달성하고자 하는 것이 무엇인지 명확하게 이해했으며, 4개월 만에 프로덕션 준비를 갖춘 작동 모델이 준비되었습니다."

Greenlight 팀과 Canon USA 팀은 협력하여 인보이스 처리를 위해 RegEx 기반 추출을 사용자 지정된 머신 러닝(ML) 모델로 대체했습니다. 적시에 예외 사항을 처리하기 위해 Action Center가 사용되었습니다. 로봇은 이전 시스템에서 원활한 전 과정 처리를 방해하는 팝업을 포함하여 모든 Oracle 11i SAP 화면을 관리하도록 프로그래밍되었습니다. 처리된 인보이스는 Oracle 11i 시스템으로 전송되었습니다. 

자동화로 정확도와 효율성을 높이고 인간 상호 작용의 필요성 크게 감소 

Earvolino는 UiPath Document Understanding을 통해 부서의 인보이스 처리 작업이 크게 개선되었다고 말합니다. 

UiPath 솔루션을 배포한 후 9개월도 되지 않아 약 40,000개의 인보이스를 처리했으며, 이는 월간 약 4,500개 분량입니다. 처음에는 사람의 개입 없이 75%를 처리하는 것이 목표였는데 그 기간 동안 약 90%의 직접 처리를 달성했습니다."

Thomas Earvolino, 금융 시스템 이사, Canon USA 

Document Understanding의 AI 기능이 제공하는 훨씬 더 효율적이고 정확한 처리를 통해 Canon은 직원을 다른 부가가치 활동에 배치할 수 있었습니다. 

Earvolino는 때때로 바쁜 기간에는 부서에서 매우 많은 워크로드를 처리하도록 기존 직원을 할당해야 할 수 있다고 말합니다. 그러나 일반적으로 레거시 시스템보다는 사람의 개입이 훨씬 적습니다. 직원이 Action Center를 사용하는 경우 인보이스 문제를 해결하는 데 일반적으로 1분 미만이 필요합니다. 

“수동 개입을 제거하여 직원 시간을 연간 약 6,000시간 절약하는 것으로 추정됩니다. 또한 이 솔루션을 사용하기 전에는 3~4개월 분의 밀린 인보이스 작업이 있었습니다”라고 그는 말합니다. “그 밀린 작업이 제거되었고 저희 어깨가 매우 가벼워졌습니다"라고 Earvolino가 덧붙입니다. “우리는 짧은 시간에 가능하다고 생각했던 것보다 더 많은 일을 해낼 수 있었고 이는 Greenlight와 같은 전담 구현 파트너 덕분입니다. 그들 없이는 여기까지 오지 못했을 것입니다.”

UiPath Document Understanding의 또 다른 주요 기능은 더 많은 데이터를 처리함에 따라 AI가 계속 학습할 수 있다는 것입니다. 그러나 ML 모델링에 영향을 주는 중대한 변경이 있는 경우(예: 이제 대부분의 공급업체에서 휘발유 및 경유 가격이 높아짐에 따라 유류 할증료를 추가하는 경우) Canon USA는 ML 모델이 새 정보를 수용할 수 있도록 구현 파트너와 협력할 수 있습니다. 

UiPath Document Understanding은 확장성이 매우 높으며 효율성을 높이고 인보이스 처리의 정확도를 높이며 직원들이 더 많은 부가가치 작업에 집중할 수 있도록 하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

Thomas Earvolino, 금융 시스템 이사, Canon USA 

Canon은 현재 AI와 Document Understanding이 도움이 될 수 있다고 생각하는 다른 영역을 물색하는 중입니다.

AI가 회사 운영에 가져온 효율성과 정확도에 깊은 인상을 받았습니다. AI로 프로세스를 간소화하여 다른 중요한 작업에 시간과 리소스를 확보할 수 있게 되었음은 분명합니다. 앞으로 AI 사용을 확대하여 워크플로를 더욱 최적화하고 전반적인 비즈니스 성과를 향상할 계획입니다.

Thomas Earvolino, 금융 시스템 이사, Canon USA