Wie die KfW die Liquidität während der Corona-Krise durch den Einsatz von RPA gesichert hat

Die Corona-Pandemie stellt die deutsche Wirtschaft vor eine ungeahnte Herausforderung. In dieser Phase kommt der KfW als einer der wichtigsten Kapitalgeber eine ganz besondere Rolle zu. Tausende Unternehmen und Privatpersonen befinden sich in Liquiditätsengpässen und benötigen schnell Hilfe.

Parallel erlässt die Bundesregierung in Rekordzeit das COVID-19-Abmilderungsgesetz, das u.a. einen vorübergehenden Anspruch auf eine Stundung vorsieht. Viele Kunden beantragen deshalb eine Stundung Ihrer aktuellen Kreditrückzahlungen bei der KfW. Die Bearbeitung der Stundungsanträge ist eine Mammutaufgabe: Die Anzahl der Anträge stieg im Vergleich zu den üblichen Zahlen auf ein nie dagewesenes historisch hohes Niveau. Die Bearbeitung dieser Antragswelle durch rein manuelle Arbeit ist in den geforderten Durchlaufzeiten nur bedingt möglich. Doch eine verzögerte Bearbeitung könnte die Zahlungsfähigkeit der Unternehmen unter Druck setzen.

Eine schnelle Automatisierung der Bearbeitung ist die Lösung – diese ist jedoch bei einer Bank aufgrund der sehr hohen Sicherheitsvorkehrungen nicht leicht umsetzbar. Deshalb wurde sofort damit begonnen, an einer innovativen Lösung zu arbeiten.

Welcher Lösungsansatz wurde gewählt?

Direkt mit dem Aufkommen der Corona-Pandemie wurde in Kooperation von KfW und AKOA ein Sonderprojekt gestartet und innerhalb von kürzester Zeit ein Robot entwickelt und bereitgestellt. Durch Robotic Process Automation (RPA) bedient dieser Software-Robot bestehende Systeme, die bisher zur manuellen Bearbeitung genutzt wurden, so, wie es ein Mitarbeiter auch tun würde. Die Automatisierung wird somit lediglich „on top“ gesetzt. Gesetzliche und technische Anforderungen sind auch durch die zugrundeliegenden Applikationen weiterhin zuverlässig abgedeckt.

Der große Vorteil hierbei ist, dass der Roboter sehr viel schneller und vor allem rund um die Uhr arbeiten kann – ohne die Mitarbeiter zusätzlich zu strapazieren. So wurde innerhalb von nur 5 Wochen eine Automatisierung der elektronischen Stundungsanträge realisiert. Ein Ergebnis, das mit traditionellen Ansätzen mehrere Monate in der Umsetzung dauern würde. Der Roboter lief bis zum Ende des Moratoriums und hat seitdem Tausende von Anträgen erfolgreich bearbeitet und Kunden schnell zusätzliche Liquidität gesichert, um durch die Krise zu kommen. In den betroffenen KfW-Einheiten hat bereits kurz nach Produktivstellung der Lösung die Arbeitslast wieder ein leistbares Niveau erreicht.

Welche Schwierigkeiten waren zu überwinden?

Hoher Zeitdruck: Durch die Corona-Krise benötigen viele Unternehmen möglichst schnell eine Rückmeldung zu Ihrem Antrag.  Lösung: Durch die Nutzung der innovativen RPA-Technologie kann die Umsetzungsdauer stark reduziert werden.

Hohe Sicherheits-Anforderungen: Banken-Prozesse müssen zu jederzeit eingehalten werden – auch wenn es schnell gehen muss. Lösung: Um die doppelte Prüfung zu gewährleisten, wurden zwei völlig getrennt arbeitende „Roboter“ entwickelt, so dass der „Erstbearbeiter“ eine strenge Prüfung durch den „Freigeber“ erfährt und nur bei voller Übereinstimmung ein Antrag abgeschlossen wird.

Auswertbarkeit: Die Nachvollziehbarkeit der Automatisierung muss in allen Fällen gewährleistet sein, um Fehler komplett ausschließen zu können. Lösung: Durch eine vollumfängliche Datensicherung und die Implementierung eines Dashboards wurden die Nachvollziehbarkeit und die Qualitätsstandards nachhaltig sichergestellt.

Welche konkreten Verbesserungen wurden erzielt?

• Mitarbeiterentlastung: Schicht- und Wochenendarbeit konnte trotz Rekordaufkommen vermieden werden. 

• Schnelle und vollautomatisierte Verarbeitung: Durch eine Automatisierungsrate von 80% konnten die Anträge binnen weniger Stunden bearbeitet werden.

• Nachhaltige Verbesserung durch Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung und Prüfmechanismen konnten Fehler, trotz höheren Aufkommens, nahezu ausgeschlossen werden.