Physische Roboter treffen Software-Roboter: Automatisierungskonzern KUKA AG optimiert mehr als 50 interne Prozesse mit Hilfe von RPA.

Um seine internen Abläufe zu optimieren und Mitarbeiter von manuellen Routinetätigkeiten zu befreien, hat der international tätige Anbieter von intelligenten Automatisierungslösungen KUKA mit Hilfe der RPA-Lösung von UiPath mittlerweile mehr als 50 Software-Prozesse in seinen Fachabteilungen automatisiert. Damit zeigt KUKA, wie man neben physischen Robotern mit Software-Robotik den Weg in eine automatisierte Zukunft ebnet. Der Schwerpunkt bei der Prozessautomatisierung liegt dabei auf dem Datenaustausch im Enterprise Ressource Planning (ERP) - und Customer Relation Management (CRM)-Umfeld. Auch bei der effizienten Migration von Daten bei einem Systemwechsel leisten RPA-Bots wertvolle Dienste.

Die KUKA AG hat ihren Hauptsitz im bayrischen Augsburg und beschäftigt weltweit rund 14.000 Mitarbeitende. Als einer der weltweit führenden Anbieter von intelligenten Automatisierungslösungen bietet KUKA den Kunden alles aus einer Hand: Vom Roboter über die Zelle bis hin zur vollautomatisierten Anlage und deren Vernetzung in Märkten wie Automotive, Electronics, General Industry, Consumer Goods, E-Commerce/Retail und Healthcare.

Lackieren, Punktschweißen, Kleben, Messen, Prüfen oder Verpacken - die physischen Industrieroboter von KUKA automatisieren mechanische, sich wiederholende Abläufe. Sie übernehmen Aufgaben und Fertigungsprozesse, die vorher ein Mensch erledigen musste. Das gleiche gilt für Software-Roboter, sie befreien Menschen von repetitiven und sich wiederholenden Abläufe rund um die Arbeit mit Anwendungen. Das Stichwort hierzu lautet Robotic Process Automation (RPA).

Als Automatisierungsspezialist setzten wir seit dem Jahr 2018 auf RPA. Unser strategisches Ziel ist es, mit Hilfe von RPA die Optimierung unserer Prozesse voranzutreiben und so unsere Mitarbeiter von monotonen Routineaufgaben zu entlasten. Darüber hinaus wollen wir die Wertschöpfungsrate erhöhen, die Datenqualität und -verfügbarkeit verbessern sowie RPA als kurzfristige Zwischenlösung für die Integration von IT-Systemen einsetzen, wenn das Entwickeln einer Schnittstelle länger dauert

Patrick Zech, Operational Excellence (OpEx), Projektleiter des RPA-PoC, KUKA.

Der Anstoß für das Thema RPA kam durch die Fachabteilungen Accounting und Customer Service. Dort mussten viele Mitarbeiter etwa eingehende Bestellungen mit hohem Zeitaufwand manuell abarbeiten oder Zahlen und Daten oft noch händisch in Dokumente übertragen. Ziel war es, diese mühseligen und ressourcenaufwendigen Prozesse möglichst schnell, unkompliziert und effizient zu automatisieren - ohne große IT-Projekte starten zu müssen, die teils mit längerer Vorbereitungs- und Entwicklungszeit und somit Wartezeiten verbunden sind.

RPA stellte sich hier als Lösung für die zeitnahe Automatisierung dieser Prozesse heraus. Garant für die schnelle und reibungslose Implementierung von RPA war eine enge interdisziplinare Zusammenarbeit zwischen IT, Fachabteilung und OpEx, speziell in der Anfangsphase und bei der Umsetzung des PoC

Patrick Zech, Operational Excellence (OpEx), Projektleiter des RPA-PoC, KUKA

PoC: Entscheidung für UiPath

Um den bestmöglichen RPA-Anbieter zu finden, hat KUKA im ersten Schritt Ende 2018 ein Proof of Concept mit den führenden Anbietern durchgeführt. Wichtige Kriterien bei der Auswahl waren dabei ein hoher Funktionsumfang der RPA-Lösung, die Flexibilität der Automatisierung, die leichte Erlernbarkeit der Technologie, Kosteneffizienz, Schnittstellen zu Systemen wie CRM, ERP oder Webanwendungen sowie Konnektoren zu Datenbanken, um die Performance zu steigern. Als Szenario für den RPA-PoC entschied sich KUKA für die Datenübertragung zwischen dem SAP-System und Microsoft Excel, die bis dato oft noch manuell erfolgte. Der Software-Roboter sollte Daten aus SAP extrahieren, in Excel übertragen und dort wieder extrahieren.

Beim PoC hat uns UiPath besonders überzeugt, nicht nur wegen des Funktionsumfangs und der Schnittstellen. Die Software ist auch ohne Programmierhintergrund leicht zu erlernen, und durch die UiPath Academy wird auch effektiv Wissen vermittelt. Da die UiPath-Community zudem sehr groß ist, lassen sich leicht Lösungsansätze im Forum finden.

Dr. Stefan Hummrich, Leiter des RPA-Center of Excellence (CoE), KUKA

Center of Excellence in der IT

Nach dem PoC war allen Beteiligten klar, dass es sich bei RPA nicht nur um ein neues Tool handelte, sondern um eine radikal neue Art der Automatisierung. Die Technologie konnte als Querschnittstechnologie viele Prozesse verbessern und bot auch enormes Kostensenkungs-Potenzial für alle Fachabteilungen. Zudem entschloss sich KUKA aus den Erfahrungen des PoC, das CoE für RPA künftig zentral innerhalb der IT anzusiedeln, um Governance zu gewährleisten und sich direkt mit anderen IT-Teams abstimmen zu können.

Der Bau von APIs für die zeitnahe Anbindung an andere Systeme ist oft sehr komplex. Hier fungiert dann RPA als Zwischenlösung, quasi als ‚Kleber‘ zwischen den Systemen. Ohne Eingriffe in die bestehende IT-Landschaft können wir dann schnell Prozesse automatisieren. Ist dies nicht möglich, stehen uns mit UiPath hochwertige Alternativen bereit, um den Prozess direkt über einen Software-Roboter abzubilden.

Dr. Stefan Hummrich, Leiter des RPA-Center of Excellence (CoE), KUKA

Das zentrale RPA-CoE in der IT wird ergänzt durch dezentrale Key User in den Fachbereichen, die ihr Prozesswissen einbringen und maßgeblich zum Identifizieren von passenden RPA-Cases beitragen. So kam auch der allererste RPA-Case bei KUKA im Bereich Customer Service auf Initiative eines motivierten Key Users zustande.

Software-Roboter automatisierten den 1. Prozess beim Hersteller der physischen Roboter.

Beim ersten Software-Roboter ging es darum, den Transfer interner Ersatzteilbestellungen vom erstmals eingesetzten eCommerce-System in das ERP-System zu automatisieren. Die über das eCommerce-System von kleineren Businessunits angefragten Ersatzteile für Roboter mussten in das ERP-System eingetragen und ausgelöst werden. Da dieser Prozess und das eCommerce-System bei der KUKA neu eingeführt wurden, gab es noch keine klassische IT-Lösung in Form eines Interfaces zum ERP-System 

Wir entschlossen uns deshalb, hier mit RPA eine schnelle, zeitlich begrenzte Lösung für die Übergangszeit bereitzustellen, um die Mitarbeiter in der Ersatzteilabteilung als auch die IT bei der Projektumsetzung zu entlasten

Martin Ernst, RPA DevOps Engineer und erster RPA Developer innerhalb der KUKA

Binnen weniger Wochen gelang es, mit RPA 85 Prozent dieser Bestellungen zu automatisieren – bei gleichzeitig höherer Datenqualität, da potenzielle Fehler durch die manuellen Übertragungen entfallen. Dabei integrierte KUKA weitere Datenquellen wie E-Mails durch Textanalysen via RegEx, aus denen bis dato nur manuell extrahiert wurde.

Hier konnten wir mit wenig Aufwand den Mehrwert der Automatisierung vergrößern. Entscheidend für den großen Erfolg des Projekts waren vor allem die Flexibilität von UiPath und die schnelle Schulung unseres Key Users.

Martin Ernst, RPA DevOps Engineer und erster RPA Developer innerhalb der KUKA

Mittlerweile hat KUKA mit Hilfe von Software-Robotern rund 50 Prozesse automatisiert - in unterschiedlichen Fachabteilungen wie Controlling, HR oder IT-Service. Beispiele dafür sind etwa ein Bot in der Personalabteilung, der Kontodaten von Mitarbeitern ändert oder Bots, die das Controlling bei Reports wie den Monatsabschlüssen unterstützen, indem sie Daten und Zahlen aus verschiedenen Systemen zusammenführen und aufbereiten. Das Unternehmen betreibt und steuert seine Roboter über den UiPath Orchestrator. Die Bots laufen auf identischen Servern in einer globalen Bot-Farm, sind aber nach Aufgabenbereich abgegrenzt, um dem Rollenkonzept gerecht zu werden

Ein weiterer wichtiger Use Case für RPA bei KUKA ist die Migration von Daten bei einem Systemwechsel. Diese Jobs sind oft nur einmalig, bieten aber sehr großes Potenzial, da oft mehrere (Zehn)tausende Datensätze auf ein neues System zu übertragen sind. Ein konkretes Beispiel war die Datenmigration beim Upgrade von SAP R/3 auf SAP S/4 HANA. Hier hatte KUKA vorher mit sechs kompletten Manntagen von drei Mitarbeitern kalkuliert. Durch den Software-Roboter lief die Migration der Daten automatisiert über das Wochenende, die IT-Mitarbeiter hatten frei und konnten sich an den anderen Arbeitstagen mit wichtigeren Aufgaben befassen

Um eine stabile und sinnvolle Automatisierung zu erhalten, gehen wir bei der Prozessanalyse tief ins Detail. In unserem eigens entwickelten BusinessCase-Template werden die Einsparungen der geschätzten Entwicklungszeit und Laufzeitkosten gegenübergestellt. Hieraus ergibt sich dann eine klassische ROI-Kalkulation und ein BEP. Dies bildet die Grundlage unserer Entscheidung.

Dr. Stefan Hummrich, Leiter des RPA-Center of Excellence (CoE), KUKA

Mitarbeiter ins Boot holen

Die richtige Kommunikation bzgl. RPA ist ein Schlüssel, um die Mitarbeitenden abzuholen und das Change-Management zu begleiten. Zu Anfang gab es zuweilen Diskrepanzen zwischen dem was das CoE unter RPA verstand und was bei den internen Kunden zu weilen als RPA verstanden wurde. Bei einem führenden Hersteller von Roboterarmen ist es nicht verwunderlich, dass gelegentlich manche Kollegen häufig Robotic Process Automation mit einem physischen, also "echten", Roboter assoziierten.

Ein wichtiges Ziel von KUKA ist es, dass sich die Mitarbeiter selbst Gedanken über Prozesse machen, die sich in ihren Fachabteilungen automatisieren lassen. Dazu bietet der Konzern zahlreiche Schulungen an, um für diesen Bottom-Up-Ansatz das Bewusstsein für RPA zu schärfen und die Programmierung von Bots zu lernen. Die Mitarbeiter sollen befähigt werden, sich selbst zu helfen. Dabei helfe, dass sich die Grundlagen der Bot-Entwicklung schnell lernen lassen und dadurch das Verständnis und die Motivation der Mitarbeiter schnell stiegen.

Für die Zukunft stehen bei KUKA die stärkere Einbindung von Machine Learning an, um auch Fälle mit unstrukturierten Daten bearbeiten zu können. Auch der Bereich Computer Vision ist diesbezüglich auf der Agenda des CoE. KI/Machine Learning wird bei KUKA ganz klar als natürliche Erweiterung von RPA gesehen.