RPA... find ich gut: Otto Group automatisiert mehr als 80 manuelle Tätigkeiten

Die Otto Group hat ihre Aktivitäten konsequent auf die Digitalisierung ausgerichtet und erzielt weit mehr als die Hälfte ihres Umsatzes online. 

Eine wichtige Säule der Digitalisierung ist die Automatisierung. Mittlerweile hat die Otto Group mehr als 80 Tätigkeiten oder komplette Prozesse in diversen Konzerngesellschaften und Abteilungen mit Hilfe der RPA-Lösung von UiPath automatisiert - etwa in der Buchhaltung, IT, im Personalwesen oder im Einkauf. Ziel der Otto Group ist es, die Mitarbeiter durch die Software-Roboter von monotonen Tätigkeiten zu entlasten, damit sie ihr Potenzial für wertschöpfende Aktivitäten nutzen können und Überstunden vermeiden. Weiter sollen Mitarbeiter zufriedener, Prozesse beschleunigt, die Datenqualität erhöht und Kosten eingespart werden.

Das Portfolio der Otto Group deckt die ganze Bandbreite des Einzelhandels ab, vom Spielzeug-Shop über den SaaS-Anbieter bis hin zur Open-Commerce-Plattform. Bekannte Konzerngesellschaften sind etwa Otto, Baur, Bonprix, Hermes, Quelle oder Manufactum.

Die Otto Group hat ihre Aktivitäten konsequent auf die digitale Zukunft ausgerichtet und erzielt mit 8,1 Milliarden Euro weit mehr als die Hälfte ihres Umsatzes online. Ein Grundpfeiler der Digitalisierung ist die Automatisierung. Seit etwas mehr als zwei Jahren beschäftigt sich die Unternehmensgruppe mit dem Thema Robotic Process Automation (RPA), sprich mit dem Automatisieren von manuellen Tätigkeiten durch Software-Roboter. Bis Oktober 2020 hat die Otto Group mehr als 80 Tätigkeiten oder komplette Prozesse in diversen Konzerngesellschaften und Abteilungen mit Hilfe von RPA optimiert.

Das Einsatzgebiet von RPA ist universal überall dort, wo manuelle Tätigkeiten regelmäßig, wiederkehrend und regelbasierend durchgeführt werden. Das können Finanz- oder Controlling-Prozesse, HR, IT oder das Category Management zur Analyse von Beständen sein. Software-Roboter befreien die Mitarbeiter von zeitfressenden, manuellen Tätigkeiten.

Patrick Graf von Hardenberg · Professional Expert Robotic Process Automation at Otto Group IT

Miteinander für einander: die Konzernweite RPA-Community

Dabei hat er es mit besonderen Rahmenbedingungen zu tun. Da die Otto Group kein zentrales RPA-Programm mit gruppenweiten Vorgaben definiert hat, entscheidet jede Gesellschaft mit ihrer eigenen dezentralen IT-Abteilung selbst, ob sie RPA umsetzt oder nicht, entweder eigenständig oder mit Hilfe der Otto Group IT als internem IT-Dienstleister. Das RPA Competence Center der Otto Group IT besteht derzeit aus fünf Personen inklusive zwei Entwicklern und einer Prozessmanagerin.

Wir versuchen, das Thema weiter in die Otto Group zu tragen und allen Gesellschaften als Ansprechpartner beratend zur Seite zu stehen. Unser Baukasten hält sämtliche Services rund um das Thema RPA bereit.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Mit seinem Team hat er eine Otto Group RPA Community ins Leben gerufen, die als Klammer für alle RPA-Projekte innerhalb des Konzerns dient und möglichst viele Synergien heben soll.

Es gibt einige Gesellschaften, die sich bereits mit RPA befassen und zum Teil Prozesse oder Tätigkeiten erfolgreich automatisieren. Wir tauschen uns regelmäßig mit ihnen aus, um Wissen zu automatisierten Prozessen, Lizenzen oder eingesetzten Technologie zu teilen und um neueste Funktionen und Trends zu besprechen.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Das RPA Competence Center der Otto Group IT berät die einzelnen Gesellschaften nicht nur, sondern versucht etwa mit Hilfe von Newslettern, Informationen zu positiven Use Cases oder Vorträgen auf internen Anwendertagen innerhalb der Otto Group Awareness für das Thema RPA zu schaffen. Auch die Auszubildenden fungieren als RPA-Botschafter, da sie in vielen Fachbereichen zum Einsatz kommen und dort oft meist langweilige Routinetätigkeiten übernehmen. Ihnen zeigt Patrick Graf von Hardenberg bereits im ersten Ausbildung-Bootcamp die Möglichkeiten von RPA auf und bringt ihnen in Schulungen bei, wie sie einen Software-Roboter mit Hilfe der RPA-Lösung von UiPath programmieren.

RPA-Lösung von UiPath

Denn zur Automatisierung der verschiedenen manuellen Tätigkeiten oder Prozesse nutzt der größte Teil der Otto Group RPA Community mit UiPath die gleiche Software.

Das ist nicht nur sinnvoll, um Know-how oder Code für ganze Prozesse austauschen zu können, sondern auch um Kosten bei Lizenzen zu sparen. UiPath gehört zu den großen Anbietern am Markt und hat eine sehr aktive Community. Fast jeder Fehler oder jede Fragestellung ist schon einmal in gleicher Form aufgetaucht. Das hilft natürlich bei der Entwicklung oder Fehlerbehebung.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Weitere Kriterien für die Entscheidung pro UiPath waren der hohe Funktionsumfang, die einfache Bedienung oder die lehrreichen Tutorials der UiPath Academy.

Für die Entwicklung der Software-Roboter nutzt die Otto Group UiPath Studio, das etwa für unterschiedliche Schritte (E-Mails abrufen, Programme aufrufen etc.) schon vorgefertigte Aktivitäten bietet. Für den Betrieb, die Überwachung und Steuerung der Roboter kommt UiPath Orchestrator zum Einsatz. Über ihn lassen sich die einzelnen Software-Roboter automatisiert zu jeder Tages- oder Nachtzeit starten. Auch das Asset- oder Release-Management sowie die rollenbasierte Rechtevergabe an bestimmte Benutzergruppen gehören zu den Funktionen.

UiPath Orchestrator ermöglicht zudem ein zentrales Lizenzmanagement, sprich alle Lizenzen werden einmal eingespielt und dann an die verschiedenen Mandanten verteilt. Da der Orchestrator mandantenfähig ist, wird eine Instanz zentral von der Group IT gehostet. Jede Gesellschaft kann ihre Software-Roboter in eigenen Mandanten betreuen und dort verschiedene Server oder virtuelle Desktops betreiben, auf denen die elektronischen Kollegen dann eine oder mehrere Tätigkeiten oder Prozesse ausführen können.

Erster Prozess im Einkauf zur Auftragsbestätigung

Patrick Graf von Hardenberg kam im Jahr 2018 zum Thema RPA durch externe Impulse über die Buchhaltung, die erste Prozesse automatisieren wollte.

Wir haben in der Group IT die Chancen von RPA schnell erkannt und dann mit Hilfe von UiPath binnen drei Tagen inklusive Abstimmung und Dokumentation unser erstes RPA-Projekt realisiert: einen Software-Roboter für die Auftragsbestätigung im IT-Einkauf.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Die Bestellungen im IT-Einkauf werden per E-Mail und PDF-Anhang bestätigt und müssen ins SAP-System übertragen werden. Ein Mitarbeiter benötigt pro Bestellung rund drei bis vier Minuten; bei rund 15 bis 20 Bestellungen pro Tag dauert das etwa eine Stunde. Jetzt übernimmt ein Software-Roboter diese Tätigkeit. Er sucht im PDF die Bestellnummer, speichert sie, ruft SAP auf und hängt die Bestellung an. Mittlerweile setzen auch zwei andere Konzerngesellschaften diesen Software-Roboter zur automatisierten Auftragsbestätigung ein.

Ein weiteres RPA-Beispiel aus dem E-Commerce: Die Otto Group benötigt für die im Online-Shop verkauften Produkte Bilder zur Illustration. Diese suchten bislang Mitarbeiter auf den Seiten der Händler, bei denen Otto das Produkt bestellt, luden sie herunter und bearbeiteten sie. Jetzt stellen die einzelnen Bereiche die Artikel in eine Liste, für die sie die Bilder brauchen, ein Roboter sucht die Artikelnummer, Größe und Farbe, lädt die Bilder herunter, benennt sie um und benachrichtigt einen Mitarbeiter, der das Bild bearbeitet und in den Online-Shop einfügt.

Ein Mitarbeiter sucht rund 5.000 Mal im Jahr nach Produktbildern. Das ist sehr repetitiv und monoton. Mit einem Software-Roboter entlasten wir sie von diesen monotonen, stupiden Tätigkeiten, schaffen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und erhöhen dadurch die Motivation.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Mittlerweile wurden in der gesamten Otto Group mehr als 80 Tätigkeiten oder komplette Prozesse in nahezu allen Bereichen automatisiert, etwa in der Buchhaltung, IT, im Artikelmanagement, Einkauf oder Personalwesen.

Die Mitarbeiter entlasten und Ressourcen schaffen

Die Fachbereiche identifizieren die Tätigkeiten oder Prozesse, die sich für RPA eignen und entscheiden über die Umsetzung, da sie über das Budget verfügen. Patrick Graf von Hardenberg empfiehlt, mit einem einfacheren Prozess zu starten, der sich einfach und stabil automatisieren lässt.

Wir haben zum Beispiel für die Buchhaltung binnen eines Tages einen Software-Roboter gebaut, der 3.000 falsch gebuchte Anlagen von Excel auf SAP umbuchte. Die Mitarbeiter hätten manuell für diese Tätigkeit etwa eine Woche benötigt. Im Normalfall brauchen wir etwa drei bis vier Wochen für die Automatisierung eines Prozesses.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Erstes Ziel der Otto Group ist es, durch die Software-Roboter die Mitarbeiter zu entlasten, damit sie ihr Potenzial für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können und Überstunden vermeiden. Wenn jeder Mitarbeiter durch RPA pro Tag nur ein paar Minuten für stupide Tätigkeiten einspart, steigt auch die Zufriedenheit. Auf Hunderte Mitarbeiter hochgerechnet sind das gleich mehrere Stunden pro Tag. Natürlich will das Unternehmen durch die Automatisierungen auch Kosten einsparen. Die Steigerung von Datenqualität (der Roboter macht keine Fehler), Prozesssicherheit (der Roboter wird nicht krank) und Kundenzufriedenheit (schnellere Abarbeitung von Anfragen) sind drei Vorteile, die Kosten senken können.

Die indirekten Ersparnisse werden oft unterschätzt, die man durch softe Faktoren wie zufriedene Mitarbeiter oder eine höhere Datenqualität erhält. Dank RPA können wir auch mit der bestehenden Mannschaft mehr Wachstum generieren. Eine Bachelorarbeit zeigte, dass wir mit Hilfe von Software-Robotern in fünf Jahren rund eine Million Euro sparen können, wenn man diese weichen Faktoren in die Mehrwertanalyse einbezieht und die Zeitersparnisse in Manntage umrechnet. Das ist wissenschaftlich fundiert.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Zukunftsvision: Ein Roboter für jeden Mitarbeiter

Die Otto Group wird RPA in den kommenden Monaten und Jahren weiter ausbauen. Hauptziel ist und bleibt weiterhin, die Mitarbeiter durch Automatisierungen zu entlasten.

Wir wollen es schaffen, dass jeder Mitarbeitende einen eigenen Software-Roboter auf dem Rechner hat, der alltägliche und gleichförmige Prozesse ausführen kann. Dazu gehören administrative Dinge wie Urlaub buchen, Zeiten erfassen und Spesen abrechnen oder Datenabfragen. Zudem soll es künftig möglich sein, sich mit wenigen Mausklicks selbst einen Bot für die Automatisierung von Tätigkeiten zu bauen.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Auch die Hyperautomation soll künftig eine größere Rolle in der Otto Group spielen. Dabei geht es um das Zusammenspiel von RPA mit Process Mining, um Automatisierungspotenzial zu erkennen, sowie KI und Machine Learning. Beim Process Mining werden Businessprozesse auf Basis von digitalen Spuren und Daten rekonstruiert, um zu erkennen, wo im Prozess-Schritt Probleme wie lange Wartezeiten entstehen. Hier könnte RPA mit einer Automatisierung ein Lösungsansatz sein. Für Process Mining gab es schon unterschiedliche Proof of Concepts in der Otto Group.

Um die einfache regelbasierte Automatisierung zu erweitern, sind KI-Komponenten und/oder Machine Learning denkbar, um auch Prozesse oder Prozessschritte mit unstrukturierten Daten automatisieren zu können.

Mit Chatbots oder Ticket-Zuweisungen haben wir dafür schon erste Use Cases in der Otto Group. Es wird spannend sein, wie diese Technologien als Hyperautomatisierung in Zukunft zusammenspielen werden.

Patrick Graf von Hardenberg, Professional Expert Robotic Process Automation bei der Otto Group IT

Einsatzarten: Attended und Unattended Roboter

Die Otto Group unterscheidet bei den Software-Robotern zwischen zwei Einsatzarten: Attended und Unattended Robots.

• Unattended Robots: Die meisten umgesetzten Software-Roboter sind sogenannte Unattended Robots. Diese werden über einen Scheduler eingeplant und zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch gestartet, etwa am späten Abend, um 1:00 Uhr morgens oder in der Mittagspause. Zu den typischen Aufgaben gehört hier etwa die Organisation oder Bereinigung von großen Datenmengen. Darüber hinaus können diese auch durch ein Ereignis ausgelöst werden, z.B. beim Emaileingang in einem bestimmten Postfach.

• Attended Robots: Attended Roboter hingegen werden vom Menschen situativ gestartet. Sie werden derzeit meist für Arbeiten genutzt, die entweder nur einmal durchgeführt werden müssen oder immer wieder unregelmäßig anfallen. Beispiele sind Datenmigrationen, Massendatenpflege oder Test-Automatisierungen auf Front-Ends. Ziel der Otto Group ist, dass jede*r Mitarbeiter*in einen eigenen Attended Robot auf dem Rechner hat, der alltägliche und gleichförmige Prozesse ausführen kann, etwa die Spesenabrechnung, Urlaubsbuchungen oder Zeiterfassung.