Thermo Fisher Scientific réduit son délai de traitement des factures de 70 % pour 824 000 documents traités chaque année

Fondée il y a plus de 70 ans, Thermo Fisher Scientific s'est développée pour s'imposer comme un acteur majeur sur la scène internationale. L'entreprise emploie plus de 90 000 collaborateurs dans ses différentes divisions commerciales, travaillant au service de clients répartis dans 50 pays.

Sa division Smart Automation Global Business Services (GBS), implantée à Paisley (Écosse), en Hongrie et au Costa Rica, intervient auprès des clients des régions EMEA et Amérique du Nord afin de les aider à fluidifier non seulement leurs processus Purchase-to-Pay (P2P), Record-to-Report (R2R), Order-to-Cash (O2C), mais également leurs opérations RH, d'achat et de service client.

Luis Cajiao, responsable senior de la division GBS, explique comment son équipe et l'entreprise tout entière ont dû faire face à une lourde pression tout au long de la pandémie de COVID-19, qui les a contraints à redoubler d'efforts afin de venir en aide à l'industrie pharmaceutique. Dans ce contexte, l'équipe GBS a cherché des moyens d'automatiser les tâches importantes du quotidien.

La gestion des factures et des paiements fournisseur s'est révélée tout particulièrement problématique. 

« Nous naviguions littéralement en pleine tempête », se souvient-il. « Nous recevons de nos quelques milliers de fournisseurs des données semi-structurées présentées dans différents formats. Il nous fallait extraire manuellement les informations des PDF et saisir toutes ces données dans nos systèmes ERP [gestion des ressources d'entreprise]. Même dans des circonstances normales, ces tâches largement manuelles sont extrêmement répétitives et chronophages. »

La pandémie a également mis à mal certains workflows critiques. De toute évidence, il fallait trouver des moyens de gagner en rapidité et en efficacité pour répondre aux besoins des clients et des fournisseurs.

« Nous devions identifier et automatiser de toute urgence certains processus essentiels afin de gagner du temps et d'améliorer notre efficacité opérationnelle », explique-t-il.  

Automatiser le traitement des paiements avec UiPath Document Understanding

L'équipe GBS a décidé de déployer une solution développée à partir de UiPath Document Understanding (disponible via UiPath Business Automation Platform).  

UiPath Document Understanding associe l'automatisation robotisée des processus (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) pour automatiser le traitement des documents à l'aide de robots logiciels. Les robots peuvent être entraînés pour lire, comprendre et exploiter rapidement les informations contenues dans ces documents. Capables de travailler rapidement et avec un haut degré de précision, ils contribuent à réduire le nombre d'erreurs et à améliorer l'expérience client.

« Avec UiPath Document Understanding, notre objectif était d'élaborer une solution métier capable de créer un processus robuste et standardisé, exploitable pour tous les fournisseurs, quels que soient la région ou le système ERP », précise Luis Cajiao. « Nous aspirions clairement à gagner en évolutivité. Ce point était essentiel pour prioriser nos projets, car nous tenions à ce que nos efforts soient répercutés sur d'autres flux de travail, comme le traitement des factures et le service client. »

Le premier projet consistait à automatiser le traitement des factures P2P à l'aide de Coupa, une solution de gestion des dépenses d'entreprise. Ce processus imposait d'exploiter les fonctionnalités de UiPath Document Understanding pour extraire les données des PDF reçus via Coupa (factures, bons de commande et documents connexes). UiPath Action Center a ensuite été utilisé pour valider les résultats extraits ou pour demander éventuellement des informations manquantes. Thermo Fisher a mobilisé deux équipes, l'une en Amérique du Nord, l'autre en Europe, pour examiner les données extraites.

L'image ci-dessous décrit le processus de bout en bout.  

Des avantages immédiats 

La solution basée sur UiPath Document Understanding s'est révélée avantageuse presque immédiatement après son déploiement. Par exemple, l'équipe GBS est parvenue à mettre au point une solution de traitement des factures reproductible et standardisée, qui soit compatible avec le système Coupa tout en étant capable de s'adapter aux besoins des opérations spécifiques de chaque région, notamment grâce à la prise en charge de différentes langues.

Étant donné que les documents étaient envoyés par plusieurs fournisseurs dans différents formats, l'équipe a utilisé UiPath AI Center™ pour entraîner le modèle d'apprentissage automatique (ML) à reconnaître tous les champs personnalisés selon les variations des différents documents. Dès son déploiement, la solution a atteint un taux de précision de 82,4 % pour la lecture de documents. L'équipe GBS s'est fixé pour objectif d'atteindre, voire de dépasser, un taux de 85 %.

« La solution a permis de réduire de 70 % le temps nécessaire au traitement des factures, et environ 53 % de toutes les factures sont traitées sans aucune intervention humaine. Notre équipe des finances P2P a ainsi pu réduire considérablement la charge de travail de huit employés à temps plein qui géraient environ 824 000 factures par an. »

Luis Cajiao, responsable senior, Smart Automation Global Business Services, Thermo Fisher Scientific

Stable et évolutive, la solution pourra être aisément réutilisée dans d'autres flux de travail et d'autres groupes de Thermo Fisher Scientific. L'entreprise pourra également utiliser la solution pour les factures et les notes de frais envoyées en interne entre les groupes et les divisions commerciales.

« Ce que nous apprécions tout particulièrement avec la technologie UiPath Document Understanding, c'est qu'elle s'améliore à mesure qu'on l'utilise. »

Luis Cajiao, responsable senior, Smart Automation Global Business Services, Thermo Fisher Scientific

Tirer de précieux enseignements d'une solution Document Understanding  

Andras Balogh, architecte de solutions pour la division GBS, estime que le déploiement initial a été très enrichissant pour l'équipe, et qu'elle pourra le mettre à profit pour de futurs projets d'automatisation.

« Nous avons d'abord compris qu'il était important de ne pas essayer d'en faire trop d'un seul coup », explique-t-il. « Après avoir réparti les efforts de développement entre les régions, nous avons entrepris de développer et entraîner le modèle de données pour les principaux fournisseurs de chaque région. »

Il était également important, selon lui, d'instaurer un climat de confiance en faisant preuve d'une transparence totale vis-à-vis des parties prenantes. 

« Nous avons mis en place des contrôles et des avertissements autour du processus en instaurant non seulement des rapports d'assurance qualité et de contrôle de la qualité, mais également un modèle en temps réel et des indicateurs de performance », ajoute-t-il. « Les divisions commerciales ont manifesté un vif intérêt pour le fonctionnement de la solution et des transactions. Nous avons également tous reconnu qu'il n'était pas faisable de fournir d'emblée toutes les fonctionnalités possibles. Pour autant, nous savions qu'il était facile de développer de nouvelles fonctionnalités au fil de l'eau sur la UiPath Platform, mais aussi d'autres directement inspirées des idées de nos utilisateurs de tous les jours. »

Selon Luis Cajiao, l'équipe GBS a compris, dès le déploiement de la solution, que les améliorations allaient rapidement s'accélérer à mesure que les employés l'utiliseraient et formuleraient des suggestions. « Cela a créé un énorme dynamisme au fil des différents flux de travail. Après avoir commencé par de simples processus ERP et P2P, nous avons ajouté d'autres ERP et de nouvelles régions. Nous envisageons maintenant de faire évoluer la solution pour y intégrer des processus intragroupe, de service client, de saisie des commandes, etc. Plus nous élargissons les cas d'utilisation, plus nous engrangeons des connaissances sur les améliorations possibles et plus [nos employés] s'intéressent à l'utilisation de cette technologie. »

Selon lui, l'itération continue est stimulée par l'enthousiasme des utilisateurs qui, à son tour, génère des idées et inspire l'innovation. Cela crée un flux d'amélioration constante des processus. « C'est ce que nous apprécions beaucoup dans les solutions d'IA UiPath », ajoute-t-il. « Grâce à UiPath AI Center, nous pouvons déployer facilement d'autres modèles ML au fil de l'eau, qui s'améliorent avec le retour d'expérience de ceux qui utilisent la solution au quotidien. Nous avons toujours une marge de progression pour améliorer nos processus afin de servir au mieux nos fournisseurs, nos clients et nos équipes en interne. » 

Au cours des prochains mois, Thermo Fisher projette d'installer AI Center sur plusieurs machines pour déployer 15 modèles ML afin de piloter tous ses projets d'IA dans un environnement capable d'offrir une haute disponibilité et une puissance de traitement évolutive.