社員の働き方を変えるためにRPAで業務効率化

東急住宅リース株式会社(以下、東急住宅リース)は、約９万戸に上る賃貸住宅を管理している。毎年約20%の入居者が入れ替わり、そのたびに契約・解約に関する基幹システムへのデータ入力作業が発生するなど、その業務には細かく煩雑な作業が数多く存在している。東急住宅リースでは、賃貸住宅のオーナーに対する資産価値を高めるための提案や新しいサービスの企画など、資産運用のプロフェッショナルとして、より提案を中心とした業務に社員が専念できる環境を整えるため、これらの煩雑な事務作業を効率化したいという課題があった。この課題の解決に向け導入されたツールがRPAだ。ここでは同社のRPAを活用した業務改善、業務の効率化や開発の内製化推進について紹介する。

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【課題】入居者が入れ替わる賃貸管理ならではの細かく煩雑な業務の存在

東急住宅リースは、株式会社東急コミュニティー、東急リバブル株式会社、東急リロケーション株式会社の3社の賃貸住宅管理事業を統合し、2015年4月に発足した。賃貸住宅の管理・運営を軸に、建物管理、リフォーム・リノベーション等の「資産運用サービス」を展開している。同社が管理する賃貸住宅約９万戸の内、約20%の入居者は毎年入れ替わり、そのたびに契約・解約に関する基幹システムへのデータ入力作業が発生する。また、賃貸住宅の種別や商品種別ごとに契約内容が異なるため、細かく煩雑な作業が数多く存在している。

2017年３月まで賃貸住宅の管理、運営を担当していた(現)事業戦略本部 IT戦略部長 小田島 達生 氏は、大手生保がRPAを導入し、パソコン作業を低コストで短期間に自動化した、という内容の新聞記事を目にして「RPAの活用はまさに会社に変革をもたらす強力なツールになる」と確信し、すぐに社内でRPA導入を検討するためのワークショップを立ち上げたという。

事業戦略本部　 IT戦略部　小田島 達生 氏

【ソリューション】導入の決め手はグローバル実績と日本のサポート体制と情報量

RPAのワークショップを立ち上げ半年強、検討を重ねた結果、当初は他社のRPA製品の導入を決めた。2018年の２月から３月までPoC(Proof of Concept:概念実証)を行い、４月から本番稼働をさせた。また、同社はこのタイミングでRPA・AIやセキュリティ強化等の戦略的なIT投資のため、IT戦略部を発足させた。しかしながら「他社のRPAを導入してみたものの基幹システムとの親和性に問題があり、当初、想定していた通りの自動化ができなかった。」と語る。(小田島氏)

　また問題解決まで多くの時間を費やしたり、原因が分からず解決できない問題もあったという。同社はこのままでは費用対効果が得られないと考え、別のRPA製品の検討を始めた。そこで候補に挙がったのが「UiPathのRPA」だ。UiPathが選ばれた理由は「グローバルでの実績が豊富である」、「グローバル企業の中でも日本市場、日本法人に注力している」こと。また同社ではMicrosoft Office 365を採用しており、「Office 365との親和性が高い」ことも評価され、同年7月よりUiPathのPoCが開始された。PoCの中でできなかった処理は1件だけあったが、モジュールの作成で解決し、想定する動作も全て実行できたため、翌月にはUiPathと契約し本番運用を決めた。

　事業戦略本部 IT戦略部 IT戦略グループ マネージャー 兼 IT戦略部 システム開発グループ マネージャーの村上氏は、「UiPathの導入を決めた理由として、システムインテグレーターの力も大きかった。UiPathのパートナーのスキルレベルは、当社が求めている要求水準を満たすものだった。」と語る。RPAはまだまだ発展段階の技術分野であるため、システムインテグレーターの中でさえ十分なスキルレベルを持ったエンジニアは不足している。しかしながら、グローバルでの導入実績が豊富なUiPathは、他のRPA製品を扱っているエンジニアと比較してスキルレベルの高いエンジニアも多い。その大きな理由は情報量にある。「UiPathの場合は、わからないことがあればインターネットを検索すれば、大抵の知りたい情報はすぐに得ることができるので、開発上の課題は少ない。」という。（村上氏）

事業戦略本部IT戦略部　IT戦略グループ マネージャー　兼 IT戦略部 システム開発グループ マネージャー　村上 武広 氏

【導入効果】本格稼働後6カ月で月間約5千時間の削減効果

　UiPathのRPAを本格稼働させて6カ月、2019年1月時点で開発したロボットの数は74個になる。「その74個のロボットの稼働による事務作業の削減効果は、月間約5千時間、年間では約4万時間になる。ボリュームのある作業を処理するだけの「使い捨て」のロボットも含まれているため、年間の削減時間は単純に月間×12とはならない。」と小田島氏は説明する。

　また、RPAは、これまで費用対効果があわなくてシステム化できなかった業務を自動化し、社員を単純労働から解放することができる他、繁閑差や作業ミスの解消にも繋がるという。RPAの活躍する業務としては、基幹システムへのデータ入力やPDF化した契約書類のアップロード、入出金管理に関する一覧表や集計表の作成など多岐にわたる。人のチェックや判断が入るところもあるが対象業務の大部分はロボットによって置き換えることが可能だという。(小田島氏)

【今後の展望】自動化できる業務範囲の拡大と開発の内製化を推進

　東急住宅リースでは今後、自動化できる業務範囲の拡大を考えている。「OCR（光学的文字認識）の検討は既に始めており、トライアルも実施している。まずは、OCRを活用したデータ化でRPAの活用範囲を拡大する。また、推論型AIによって、単純な条件分岐だけではなく、30から40くらいの複雑な条件分岐を伴う、人の判断業務に近い、より高度な自動化にも挑戦し、2020年度末には年間15万時間の事務作業の自動化を目指す。」と小田島氏は語る。このように自動化に絶えず挑戦し続ける背景には、自動化可能な業務を切り離すことで、「提案や企画を中心とした業務に社員が専念できる環境を整えたい」という同社のビジョンがあり、RPAはこの目的の達成にマッチしたツールと言える。

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