RPA 솔루션을 이용한 재무/회계 업무 자동화

전자 제품, 자동차와 온라인 기업에 이르기까지 업종과 규모에 상관없이 모든 기업이 필수적으로 가져야 하는 운영 업무가 있습니다. 재무/회계 관리는 이중에서도 가장 핵심으로 꼽을 수 있습니다. 이들 업무의 효율화가 다양한 성과와 경쟁사와의 차별화를 만들어 낼 수 있기 때문입니다.

지난 2008년 세계 경제를 뒤흔든 금융위기 이후에 기업들은 이전보다 높아진 재무 건전성과 투명성을 요구 받고 있습니다. 상황은 비용 통제와 위험 관리를 시작으로 재무/회계 관련 규제 준수까지 포함하는 흐름으로 발전하고 있습니다. 최근 강력한 화두로 떠오른 ESG (Environment, Social, Governance. 기업이 환경을 보호하고 사회적 가치를 중요시 하며, 투명하고 윤리적인 지배 구조를 가져야 한다는 경영 원칙) 경영도 같은 관점에서 이해하는 전문가가 많습니다. 기업의 재무 건전성과 투명성 확보를 위해, 회계 부서는 예산 수립과 집행에 있어 더 많은 요건을 충족하고 결과를 내야한다는 압력을 받고 있습니다.

이런 상황은 CFO (재무담당임원)와 재무팀의 역할과 권한 확대로 이어집니다. 그리고 자연스럽게 영역 확대와 업무 증가로 이어집니다. 고유 업무인 재무/회계는 물론이고 기업 자체 규정 이행, 법과 규제 준수 그리고 현업 부서의 이행 상황 분석, 보고 및 관리까지 맡게 되는 상황을 예로 들 수 있습니다. 이제 회계 담당자들이 일상적 회계 업무보다 위에 언급된 신규 업무에 더 많은 시간을 쓰는 것이 일반적화되고 있습니다.  

재무 및 회계 업무의 디지털 트랜스포메이션

이에 디지털 트랜스포메이션 전략을 통해 재무/회계 업무 변화에 대응하면서 위험을 최소화하고 재무 건정성을 높이려는 기업이 늘고 있습니다. 하지만, 종이 기반의 업무 프로세스, 오래된 회계 애플리케이션, 표준화되지 않은 문서 양식 및 자연어 지원 등의 문제를 해결해야 하는 어려움이 있습니다. 

우선은1990년대 초반부터 도입되기 시작한 SAP, Oracle, 더존 및 영림원 같은 국산 ERP (Enterprise Resources Planning, 전사자원관리) 시스템이 그렇습니다. ERP 도입 후 재무/ 회계 업무 방식이 크게 변하기 시작했습니다. 기존 비즈니스 프로세스를 ERP프로세스로 바꾸고 데이터를 ERP 형식으로 변환하는 등의 작업이 진행됩니다. 1단계 ERP 도입이 완료된 후에는 생산관리, 재고관리, 인사관리 모듈 등을 추가로 도입하면서 ERP 중심의 업무 환경이 확대됩니다. 그런데 이제는 벤더 종속성이 높고 폐쇄적인 ERP 시스템이 디지털 트랜스포메이션과 비즈니스 속도를 낮추는 원인으로 작용하기도 합니다. 특히, 클라우드 애플리케이션과 비교하면 단점이 더욱 부각됩니다.​

ERP 확산과 주요 이슈

​또 다른 어려움은 구매 요청서, 인보이스, 비용 명세서 등 종이로 처리되는 회계 업무 자료에서 찾을 수 있습니다. 아직도 많은 기업이 문서를 스캔해서 저장합니다. 이 업무 방식은 일 처리를 더욱 어렵게 만듭니다. 스캔한 문서의 데이터는 시스템이 이해할 수 있도록 OCR SW로 처리해야 합니다. 그 다음 데이터 구조화와 자연어 처리 (예: 고객 상담 녹음 파일의 변환) 작업을 거쳐야 합니다. 이렇게 정리된 데이터를 ERP 등 최종 목표 시스템에 입력하면 작업이 일단락 됩니다. 당연히 이 방식에는 많은 시간과 비용이 소요됩니다. 

문제 해결을 위해 기업들이 선택한 방법 중 하나는 반복적 회계 업무의 효율성을 높여줄 애플리케이션 활용이었습니다. 매입 채권 업무를 예로 보면, 회계 SW를 이용해 인보이스 접수, 시스템 업로드 및 데이터 내보내기 등 상당 부분을 자동화하고 효율을 높였습니다. 하지만 중복 항목 점검과 제거, 송금 등 사람이 처리해야 하는 일도 상당수 남아 있는 한계가 있습니다. 더불어, 많은 개발 비용, 긴 개발 기간 및 유지보수 이슈도 해결해야 합니다. 이런 시행착오를 거치면서 end to end 자동화를 보장하는 RPA 솔루션이 주목을 받고 있습니다. 

RPA 활용으로 재무/회계 부서가 얻는 가치는 다양합니다. 먼저, 업무 전체 혹은 일부를 자동화하여 효율을 높일 수 있습니다. 동시에 오류 발생과 실수에 의한 규정 위반 등의 가능성을 줄여 업무 위험을 최소화합니다. 이 체계가 정착되면 직원이 현재의 가용 자원으로 더 많은 성과를 만들어내는 것이 보편화 됩니다. 그리고 이는 기업 내/외부 고객 서비스 수준과 만족도 향상으로 연결됩니다. 전통적으로 직원의 시간당 생산성에 기반한 매출 성과 관리에서 직원이 창출한 부가가치 기반의 매출 성과 관리 모델로 전환 중인 회계 법인에게도 RPA 활용은 업무 정확도와 생산성, 위험 관리 그리고 규정 관리 강화를 위해 꼭 필요합니다.  

자동화 대상 프로세스 선정 가이드RPA솔루션을 활용해 회계 부서가 자동화할 수 있는 업무 프로세스는 다양하지만, 아래 조건을 충족하는 프로세스를 권고합니다.

자동화 대상 프로세스 선정 가이드

​자동화 대상 업무 선정 시 주의할 사항 중 하나는 프로세스 변형입니다. 예를 들어, 급여 처리 업무의 90%는 10단계로 끝나지만 10%는 두 단계가 추가돼 12단계로 처리된다면 별도 관리가 필요한 예외 사항이 발생합니다. 이 변형된 프로세스 관리를 위해서는 예외 사항 처리가 워크플로우에 추가되어야 합니다. 이 프로세스도 자동화는 가능하지만 추가 작업이 발생하기 때문에 추가 작업을 할만한 가치가 있는지 먼저 결정하는 것이 필요합니다. 

다음은 재무/회계 업무 담당자의 역할 조정입니다. 고정적이고 반복적인 업무를 RPA가 처리하면, 담당자 업무 비중은 예외 처리나 변형된 프로세스 같이 더 복잡하거나 건별로 판단을 요하는 쪽으로 이동하게 됩니다. 그리고 시간이 흐르면서 이들의 역할이 기능 전문가에서 어드바이저 수준으로 높아지게 됩니다. 이런 변화는 회계 부서 관리자의 역할을 인력 관리에서 직원의 업무 생산성과 부가가치를 높이는 쪽으로 확대시킵니다.  

자동화 대상 재무/회계 업무 리스트

아래는 자동화에 적합한 재무/회계 업무를 정리한 도표입니다. 자동화 가능한 영역을 모두 포함하지는 않았지만 RPA 솔루션을 활용해 업무를 디지털화하고 효율화하려는 기업에게는 좋은 가이드가 될 겁니다. 

복잡성이 더 높은 일반 회계 업무의 자동화는 시간을 갖고 진행하는 것을 권고합니다. 그리고 수작업 장부 기입 같은 일반 회계 업무의 자동화는 담당자가 참여하는 Attended 방식 이용이 좋습니다. 상황에 따라 담당자 판단이 들어가거나 별도 계산이 필요한 상황이 자주 생기기 때문입니다.  

RPA 기반 재무/회계 업무 자동화 사례와 효과

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